La d\u00e9sorganisation des dossiers au sein d\u2019une entreprise ou d\u2019une organisation peut \u00eatre un probl\u00e8me courant. Sans une organisation ad\u00e9quate, il devient difficile de localiser les documents n\u00e9cessaires \u00e0 la r\u00e9alisation de t\u00e2ches et \u00e0 la prise de d\u00e9cisions importantes. Le manque d\u2019ordre dans la structure des dossiers peut entra\u00eener une confusion entre les membres de l\u2019\u00e9quipe ou les services, ce qui cause des retards et des erreurs dans la r\u00e9alisation de projets. La meilleure fa\u00e7on d\u2019\u00e9viter cela est de d\u00e9finir une convention afin que les documents soient organis\u00e9s correctement d\u00e8s le d\u00e9part et qu\u2019ils puissent \u00eatre consult\u00e9s rapidement en cas de besoin.<\/p>\n\n\n\n
Comment des fichiers d\u00e9sorganis\u00e9s vous ralentissent<\/strong><\/p>\n\n\n\n La d\u00e9sorganisation des dossiers au sein de votre organisation peut nuire \u00e0 la productivit\u00e9, car les membres de l\u2019\u00e9quipe recherchent fr\u00e9n\u00e9tiquement le travail qu\u2019ils ont d\u00e9j\u00e0 effectu\u00e9 en ne se souvenant plus de l\u2019endroit o\u00f9 il a \u00e9t\u00e9 enregistr\u00e9. Ceci peut \u00e9galement cr\u00e9er une certaine confusion entre les membres de l\u2019\u00e9quipe ou les diff\u00e9rents services, qui s\u2019efforcent de retrouver des \u00e9l\u00e9ments de travail sur lesquels d\u2019autres personnes ont d\u00e9j\u00e0 travaill\u00e9. Dans le pire des cas, le travail peut m\u00eame devoir \u00eatre refait s\u2019il a \u00e9t\u00e9 consid\u00e9r\u00e9 comme compl\u00e8tement perdu – m\u00eame si les fichiers existent toujours et qu\u2019ils ont simplement \u00e9t\u00e9 sauvegard\u00e9s dans un endroit inattendu.<\/p>\n\n\n\n Heureusement, vous pouvez att\u00e9nuer ou m\u00eame \u00e9liminer ce probl\u00e8me en vous assurant que tout le monde est sur la m\u00eame longueur d\u2019onde et en \u00e9tablissant des proc\u00e9dures fixes pour la sauvegarde du travail.<\/p>\n\n\n\n Sauvegardez les fichiers sur un emplacement central du r\u00e9seau si possible<\/strong><\/p>\n\n\n\n L\u2019une des raisons les plus courantes de la perte de fichiers est que les membres de l\u2019\u00e9quipe les enregistrent sur le disque de leur station de travail plut\u00f4t que sur un emplacement r\u00e9seau. Cela signifie non seulement que ces fichiers ne peuvent pas \u00eatre facilement d\u00e9couverts lors d\u2019une recherche sur le r\u00e9seau, mais aussi qu\u2019ils ne sont pas sauvegard\u00e9s r\u00e9guli\u00e8rement comme le serait un disque dur de serveur. Si un membre de l\u2019\u00e9quipe n\u2019est pas au bureau, il peut \u00eatre difficile d\u2019acc\u00e9der aux fichiers qui ont \u00e9t\u00e9 enregistr\u00e9s localement sur son ordinateur, et si son disque dur tombe en panne, ils peuvent \u00eatre perdus d\u00e9finitivement. Le fait de s\u2019assurer que les fichiers se trouvent sur un lecteur r\u00e9seau ne les prot\u00e8ge pas seulement contre la perte, mais les rend \u00e9galement plus faciles \u00e0 trouver.<\/p>\n\n\n\n Utilisez une convention de nommage pour les noms de fichiers<\/strong><\/p>\n\n\n\n Lorsque vous enregistrez votre travail, utilisez des noms de fichier descriptifs comprenant un titre descriptif, le nom du projet et le num\u00e9ro de version. Par exemple, nommer un fichier \u00ab Compte Jenkins – Brochure – Final.psd \u00bb est beaucoup plus facile \u00e0 retrouver que \u00ab mod\u00e8le1.psd \u00bb. Incluez dans le titre autant de d\u00e9tails que possible qui ne seraient pas couverts par d\u2019autres champs de m\u00e9tadonn\u00e9es tels que la taille du fichier, la date ou l\u2019heure, afin que l\u2019espace pr\u00e9cieux dans le nom du fichier ne soit pas gaspill\u00e9. Le nom du fichier est l\u2019un des principaux moyens utilis\u00e9s par les m\u00e9thodes de recherche pour indexer et d\u00e9couvrir les fichiers. L\u2019utilisation de noms descriptifs et organis\u00e9s permet donc de les retrouver facilement au besoin. L\u2019\u00e9tablissement d\u2019un document officiel ou d\u2019une politique d\u00e9crivant les lignes directrices de l\u2019entreprise en mati\u00e8re d\u2019enregistrement des fichiers peut s\u2019av\u00e9rer utile \u00e0 cet \u00e9gard, car il constitue une r\u00e9f\u00e9rence imm\u00e9diate au besoin. Cela signifie que tout le monde est sur la m\u00eame longueur d\u2019onde et r\u00e9duit la confusion lorsqu\u2019il s\u2019agit de localiser rapidement des \u00e9l\u00e9ments de travail.<\/p>\n\n\n\n Utilisez autant de dossiers que n\u00e9cessaire<\/strong><\/p>\n\n\n\n L\u2019utilisation d\u2019une structure de dossiers plus robuste peut \u00e9galement faciliter la recherche des fichiers. En cr\u00e9ant des dossiers distincts pour les diff\u00e9rents clients ou projets, vous vous assurez que les fichiers connexes sont bien organis\u00e9s et plus faciles \u00e0 localiser, ce qui permet de gagner du temps lors de la recherche de documents pr\u00e9cis. Le fait de tout stocker dans un seul dossier peut entra\u00eener une perte de temps qui augmente de mani\u00e8re exponentielle au fur et \u00e0 mesure que le dossier s\u2019agrandit, notamment parce que le syst\u00e8me de fichiers doit restituer l\u2019int\u00e9gralit\u00e9 du dossier et de son contenu chaque fois qu\u2019il est ouvert. Il est important que tous les membres de l\u2019\u00e9quipe comprennent le fonctionnement de la structure des dossiers et l\u2019utilisent de mani\u00e8re coh\u00e9rente afin que chacun sache o\u00f9 chercher ce dont il a besoin. L\u2019\u00e9laboration d\u2019une structure de dossiers et sa mise en oeuvre pour tous les clients peuvent s\u2019av\u00e9rer tr\u00e8s utiles \u00e0 cet \u00e9gard.<\/p>\n\n\n\n V\u00e9rifiez l\u2019utilisation de votre organisation au fil du temps<\/strong><\/p>\n\n\n\n Au fil du temps, examinez p\u00e9riodiquement la fa\u00e7on dont les fichiers sont sauvegard\u00e9s et assurez-vous que votre organisation adh\u00e8re \u00e0 la politique. Sensibilisez les membres de l\u2019\u00e9quipe \u00e0 l\u2019importance de sauvegarder les fichiers au bon endroit. S\u2019assurer que tout le monde comprend les politiques concernant l\u2019emplacement des fichiers, les conventions de nommage et les plans de sauvegarde peut contribuer \u00e0 \u00e9liminer les probl\u00e8mes de perte de fichiers et \u00e0 rendre les donn\u00e9es plus faciles \u00e0 trouver pour tous les membres de l\u2019organisation. Vous pouvez \u00e9galement demander \u00e0 votre \u00e9quipe de vous indiquer comment am\u00e9liorer les conventions et les proc\u00e9dures \u00e0 l\u2019avenir.<\/p>\n\n\n\n Mettez en place une solution comme Copernic pour faciliter l\u2019indexation et la d\u00e9couverte des fichiers<\/strong><\/p>\n\n\n\n Bien que la plupart des syst\u00e8mes d\u2019exploitation int\u00e8grent une fonction de recherche de fichiers, leur mise en oeuvre laisse souvent \u00e0 d\u00e9sirer. Copernic comprend plusieurs fonctions puissantes qui le placent au-dessus de ces syst\u00e8mes de base.<\/p>\n\n\n\n Conclusion<\/strong><\/p>\n\n\n\n Il est essentiel de disposer d\u2019un syst\u00e8me bien organis\u00e9 pour sauvegarder et localiser les fichiers, car un peu de pr\u00e9paration peut faciliter la t\u00e2che, quelle que soit la solution utilis\u00e9e. L\u2019\u00e9tablissement d\u2019un document officiel ou d\u2019une politique d\u00e9crivant les lignes directrices de l\u2019entreprise en mati\u00e8re d\u2019enregistrement des fichiers permet de s\u2019assurer que tout le monde est sur la m\u00eame longueur d\u2019onde lorsqu\u2019il s\u2019agit d\u2019organiser ses documents de travail. De plus, l\u2019utilisation de noms descriptifs combin\u00e9e \u00e0 une structure de dossiers solide facilitera grandement la recherche de documents. Enfin, la mise en oeuvre d\u2019une solution telle que Copernic vous aide \u00e0 indexer et \u00e0 d\u00e9couvrir des fichiers plus rapidement en offrant des capacit\u00e9s de recherche plus approfondies que celles offertes par les syst\u00e8mes d\u2019exploitation de base. Si vous voulez une meilleure m\u00e9thode de recherche, essayez les outils de recherche de Copernic gratuitement pendant 30 jours et constatez par vous-m\u00eame la rapidit\u00e9 avec laquelle Copernic peut trouver les fichiers que votre recherche informatique n\u2019a pas pu trouver.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":" La d\u00e9sorganisation des dossiers au sein d\u2019une entreprise ou d\u2019une organisation peut \u00eatre un probl\u00e8me courant. Sans une organisation ad\u00e9quate, il devient difficile de localiser les documents n\u00e9cessaires \u00e0 la r\u00e9alisation de t\u00e2ches et \u00e0 la prise de d\u00e9cisions importantes. 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