L’importance d’organiser vos fichiers pour les retrouver plus rapidement
La désorganisation des dossiers au sein d’une entreprise ou d’une organisation peut être un problème courant. Sans une organisation adéquate, il devient difficile de localiser les documents nécessaires à la réalisation de tâches et à la prise de décisions importantes. Le manque d’ordre dans la structure des dossiers peut entraîner une confusion entre les membres de l’équipe ou les services, ce qui cause des retards et des erreurs dans la réalisation de projets. La meilleure façon d’éviter cela est de définir une convention afin que les documents soient organisés correctement dès le départ et qu’ils puissent être consultés rapidement en cas de besoin.
Comment des fichiers désorganisés vous ralentissent
La désorganisation des dossiers au sein de votre organisation peut nuire à la productivité, car les membres de l’équipe recherchent frénétiquement le travail qu’ils ont déjà effectué en ne se souvenant plus de l’endroit où il a été enregistré. Ceci peut également créer une certaine confusion entre les membres de l’équipe ou les différents services, qui s’efforcent de retrouver des éléments de travail sur lesquels d’autres personnes ont déjà travaillé. Dans le pire des cas, le travail peut même devoir être refait s’il a été considéré comme complètement perdu – même si les fichiers existent toujours et qu’ils ont simplement été sauvegardés dans un endroit inattendu.
Heureusement, vous pouvez atténuer ou même éliminer ce problème en vous assurant que tout le monde est sur la même longueur d’onde et en établissant des procédures fixes pour la sauvegarde du travail.
Sauvegardez les fichiers sur un emplacement central du réseau si possible
L’une des raisons les plus courantes de la perte de fichiers est que les membres de l’équipe les enregistrent sur le disque de leur station de travail plutôt que sur un emplacement réseau. Cela signifie non seulement que ces fichiers ne peuvent pas être facilement découverts lors d’une recherche sur le réseau, mais aussi qu’ils ne sont pas sauvegardés régulièrement comme le serait un disque dur de serveur. Si un membre de l’équipe n’est pas au bureau, il peut être difficile d’accéder aux fichiers qui ont été enregistrés localement sur son ordinateur, et si son disque dur tombe en panne, ils peuvent être perdus définitivement. Le fait de s’assurer que les fichiers se trouvent sur un lecteur réseau ne les protège pas seulement contre la perte, mais les rend également plus faciles à trouver.
Utilisez une convention de nommage pour les noms de fichiers
Lorsque vous enregistrez votre travail, utilisez des noms de fichier descriptifs comprenant un titre descriptif, le nom du projet et le numéro de version. Par exemple, nommer un fichier « Compte Jenkins – Brochure – Final.psd » est beaucoup plus facile à retrouver que « modèle1.psd ». Incluez dans le titre autant de détails que possible qui ne seraient pas couverts par d’autres champs de métadonnées tels que la taille du fichier, la date ou l’heure, afin que l’espace précieux dans le nom du fichier ne soit pas gaspillé. Le nom du fichier est l’un des principaux moyens utilisés par les méthodes de recherche pour indexer et découvrir les fichiers. L’utilisation de noms descriptifs et organisés permet donc de les retrouver facilement au besoin. L’établissement d’un document officiel ou d’une politique décrivant les lignes directrices de l’entreprise en matière d’enregistrement des fichiers peut s’avérer utile à cet égard, car il constitue une référence immédiate au besoin. Cela signifie que tout le monde est sur la même longueur d’onde et réduit la confusion lorsqu’il s’agit de localiser rapidement des éléments de travail.
Utilisez autant de dossiers que nécessaire
L’utilisation d’une structure de dossiers plus robuste peut également faciliter la recherche des fichiers. En créant des dossiers distincts pour les différents clients ou projets, vous vous assurez que les fichiers connexes sont bien organisés et plus faciles à localiser, ce qui permet de gagner du temps lors de la recherche de documents précis. Le fait de tout stocker dans un seul dossier peut entraîner une perte de temps qui augmente de manière exponentielle au fur et à mesure que le dossier s’agrandit, notamment parce que le système de fichiers doit restituer l’intégralité du dossier et de son contenu chaque fois qu’il est ouvert. Il est important que tous les membres de l’équipe comprennent le fonctionnement de la structure des dossiers et l’utilisent de manière cohérente afin que chacun sache où chercher ce dont il a besoin. L’élaboration d’une structure de dossiers et sa mise en oeuvre pour tous les clients peuvent s’avérer très utiles à cet égard.
Vérifiez l’utilisation de votre organisation au fil du temps
Au fil du temps, examinez périodiquement la façon dont les fichiers sont sauvegardés et assurez-vous que votre organisation adhère à la politique. Sensibilisez les membres de l’équipe à l’importance de sauvegarder les fichiers au bon endroit. S’assurer que tout le monde comprend les politiques concernant l’emplacement des fichiers, les conventions de nommage et les plans de sauvegarde peut contribuer à éliminer les problèmes de perte de fichiers et à rendre les données plus faciles à trouver pour tous les membres de l’organisation. Vous pouvez également demander à votre équipe de vous indiquer comment améliorer les conventions et les procédures à l’avenir.
Mettez en place une solution comme Copernic pour faciliter l’indexation et la découverte des fichiers
Bien que la plupart des systèmes d’exploitation intègrent une fonction de recherche de fichiers, leur mise en oeuvre laisse souvent à désirer. Copernic comprend plusieurs fonctions puissantes qui le placent au-dessus de ces systèmes de base.
- Méthodes de recherche plus approfondies spécifiques aux fichiers : Les méthodes de recherche spécifiques aux systèmes d’exploitation ne peuvent souvent trouver des fichiers que par le biais du nom ou d’autres champs de métadonnées, ou ne peuvent rechercher que le contenu des fichiers en texte brut ou dans des formats spécifiques à l’écosystème du système d’exploitation (par exemple, Windows peut être en mesure de rechercher le contenu des fichiers Microsoft Office, mais pas Corel, IBM ou d’autres concurrents). Copernic prend en charge plus de 150 types de fichiers couramment utilisés dans les entreprises.
- Recherche instantanée et réactive : La recherche dans Copernic est un jeu d’enfant et commence à fonctionner dès que vous commencez à taper votre requête. Les résultats s’affichent instantanément et se réduisent au fur et à mesure que vous avancez dans votre recherche.
- Opérateurs de recherche : Vous ne disposez que d’une partie des informations nécessaires pour trouver un fichier? Pas de problème – Copernic prend en charge les opérateurs booléens et les requêtes complexes, ce qui signifie que vous pouvez trouver vos fichiers avec seulement quelques mots-clés adjacents.
Conclusion
Il est essentiel de disposer d’un système bien organisé pour sauvegarder et localiser les fichiers, car un peu de préparation peut faciliter la tâche, quelle que soit la solution utilisée. L’établissement d’un document officiel ou d’une politique décrivant les lignes directrices de l’entreprise en matière d’enregistrement des fichiers permet de s’assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde lorsqu’il s’agit d’organiser ses documents de travail. De plus, l’utilisation de noms descriptifs combinée à une structure de dossiers solide facilitera grandement la recherche de documents. Enfin, la mise en oeuvre d’une solution telle que Copernic vous aide à indexer et à découvrir des fichiers plus rapidement en offrant des capacités de recherche plus approfondies que celles offertes par les systèmes d’exploitation de base. Si vous voulez une meilleure méthode de recherche, essayez les outils de recherche de Copernic gratuitement pendant 30 jours et constatez par vous-même la rapidité avec laquelle Copernic peut trouver les fichiers que votre recherche informatique n’a pas pu trouver.
