Libérez le plein potentiel de vos fichiers partagés : Desktop Search de Copernic à la rescousse!

Sur le lieu de travail moderne, les fichiers partagés se comptent par milliers. Les employés échangent constamment des fichiers de projet, des documents texte, des images de référence et des rapports de données. Le besoin d’envoyer des fichiers d’une personne à l’autre, et souvent d’avoir ces fichiers sur un ordinateur local, est aujourd’hui infini. Toutefois, cela signifie également qu’il peut être pratiquement impossible de trouver un fichier partagé précis dont vous avez besoin, peut-être un fichier partagé des semaines ou des mois plus tôt. 

Le fichier se trouve-t-il dans les téléchargements ou dans les documents non triés? Le document a-t-il été partagé par le nuage de travail ou vous a-t-il été envoyé directement?

Avez-vous pensé à placer le fichier dans un dossier de catégorie connexe? Si oui, lequel? Combien de dossiers avez-vous? Quelle est la profondeur de l’imbrication? Combien de temps vous faudrait-il pour retrouver un dossier insaisissable, surtout si vous ne vous souvenez pas de la date ou du titre exact du document?

Perdus dans les dossiers : Le labyrinthe des documents partagés

À moins d’avoir un esprit et un système documentaire particulièrement organisés, ou une politique d’entreprise extrêmement solide en matière de partage de fichiers, des choses se perdent. Pire encore, les fichiers se perdent dans une semi-organisation qui avait du sens il y a trois mois, mais qui se trouve maintenant dans quatre ou cinq dossiers imbriqués et vous n’avez aucune idée de ce à quoi vous pensiez exactement lorsque vous les avez classés la première fois.

Mais aujourd’hui, votre collègue a besoin de faire référence à un rapport précis, ou vous avez besoin du fichier source d’un projet déjà complété, et… il se trouve quelque part là-dedans.

Vous pourriez passer les deux prochaines heures à passer méthodiquement au peigne fin vos dossiers. Vous pourriez passer les trois prochaines heures à attendre que l’explorateur Windows recherche sur l’ensemble de votre disque dur tous les fichiers qui portent un nom similaire (et dans le cas des fichiers professionnels, ils portent tous un nom similaire). Dans les deux cas, vous vous perdrez dans le labyrinthe de documents jusqu’à ce que le dossier soit retrouvé.

Possibilité d’une sauvegarde en nuage dans les documents de l’entreprise

De nombreuses entreprises disposent également d’un gestionnaire de documents basé sur le nuage qui héberge plusieurs fichiers actifs ou archivés utilisés par les employés. Mais lorsqu’il s’agit de rechercher un fichier partagé insaisissable, les ressources en nuage ne font que compliquer les choses. S’il y a une chance qu’un lien vers un fichier dans le nuage ait été partagé au lieu d’un document sur votre bureau, cela peut plus que doubler votre potentiel de recherche total.

Si le document est stocké dans le nuage, ou qu’il s’agit d’une sauvegarde, se trouve-t-il dans les dossiers du projet ou dans ceux de l’équipe ou du département? Le fichier appartenait-il à l’origine à la personne qui l’a partagé? Est-ce que la personne partageait un fichier qui était partagé avec elle? Si vous le leur demandiez, se souviendraient-ils au moins de ce dossier ou seraient-ils aussi ignorants que vous parce qu’il a été partagé il y a longtemps?

Avec la fonctionnalité de recherche limitée de la plupart des systèmes de stockage de documents dans le nuage, les employés sont encore plus perdus lorsqu’ils recherchent un fichier précis qui a été partagé.

Copernic à la rescousse : Une recherche sur ordinateur qui fonctionne

La meilleure solution au chaos qui peut résulter du partage professionnel de fichiers et de la recherche occasionnelle de fichiers est une fonction de recherche intégrée sur le bureau et dans le nuage. Copernic, nommé d’après l’astronome qui a révolutionné la pensée sur l’organisation de l’univers, est un puissant système de recherche de fichiers utilisant l’indexation active avancés pour fournir des résultats de recherche de fichiers rapide et précis.

En d’autres termes, Copernic peut trouver le fichier que vous recherchez, quel que soit la profondeur de son imbrication ou le mot-clé qui correspond au titre et au contenu. Copernic utilise une carte de mots-clés sophistiquée pour construire des index dynamiques lors d’une recherche. Cela signifie que la fonction de recherche devient plus efficace au fur et à mesure qu’elle est utilisée et qu’elle fonctionne localement même lorsque les employés sont déconnectés ou éloignés du réseau de l’entreprise.

Étendez votre recherche sur votre bureau à votre nuage personnel

Grâce à des fonctionnalités telles que Microsoft OneDrive, de nombreux professionnels modernes ont divisé leur stockage entre le nuage et le stockage local, mais il s’agit toujours d’un stockage de bureau et les deux emplacements peuvent cacher des fichiers partagés. Copernic peut effectuer des recherches dans n’importe quel système de fichiers auquel l’utilisateur a accès, y compris dans vos fichiers personnels et partagés stockés dans le nuage.

Si vous devez rechercher un fichier partagé dans votre OneDrive ou dans d’autres systèmes de fichiers synchronisés, vous pouvez facilement étendre votre recherche et créer un index de recherche plus complet. Lorsque vous devez rechercher les mêmes emplacements pour de futurs fichiers partagés, le processus de recherche est encore plus efficace, car il utilise les index qui ont été créés lors des recherches précédentes.

Connexion au réseau d’entreprise ou à l’index de recherche dans le nuage

Si votre entreprise a intégré l’indexation Copernic, vous pouvez continuer à rechercher des fichiers partagés dans le stockage de fichiers en réseau de votre entreprise et dans le nuage de l’entreprise. Ensemble, les fonctions de recherche robustes de Copernic permettent de retrouver les fichiers perdus partagés entre collègues, quel que soit le moment ou l’endroit où le fichier a été partagé. Si un mot-clé correspondant est donné, le fichier sera éventuellement trouvé.

Copernic peut effectuer des recherches à la vitesse de l’éclair dans de vastes systèmes de stockage de fichiers de bureau, de réseau et de nuage, ce qui évite aux professionnels de passer des heures à passer au peigne fin les emplacements de fichiers possibles pour trouver un fichier ou un dossier de documents précis. Copernic facilite la recherche de fichiers partagés grâce à des fonctions de recherche par mots-clés et d’auto-indexation.

Voyez les résultats de votre recherche en temps réel.

Enfin, il n’est pas nécessaire d’attendre que Copernic recherche l’ensemble des emplacements possibles des fichiers. La recherche commence par les lieux les plus probables et présente les correspondances possibles en temps réel pendant que la recherche se poursuit. Cela signifie que les professionnels n’ont pas à attendre tout le délai de recherche pour trouver ce dont ils ont besoin si le fichier est présent parmi les premiers résultats. 

L’affichage des résultats peut également inciter le chercheur à affiner sa recherche, à utiliser des mots-clés plus précis ou à se souvenir du nom exact du fichier, de qui peut orienter Copernic dans la bonne direction pour produire le fichier partagé perdu avec encore plus de rapidité et de précision.

Libérez le plein potentiel de vos fichiers partagés

Grâce à une fonction de recherche de fichiers complète, vous n’avez pas besoin de réorganiser vos fichiers et dossiers partagés profondément imbriqués. Copernic vous permettra d’accéder aisément à des fichiers précédemment partagés. Vous pouvez consulter tous les rapports d’un type particulier, quelle que soit la date à laquelle ils ont été partagés avec vous, ou extraire toutes les images d’un type de fichier sur votre système. Vous pouvez consulter d’anciens projets pour en extraire les données clés, extraire tous les graphiques que vous avez réalisés ou compiler les documents sources d’une douzaine de projets à la fois.

Non seulement vous serez en mesure de retrouver un fichier manquant, mais vous pourrez également transformer votre vaste source de fichiers partagés en une véritable ressource, et non en un labyrinthe de dossiers imbriqués les uns dans les autres.

Essayez Copernic gratuitement

Fouillez dans votre bureau et découvrez tout ce que vous y avez perdu grâce à la fonction de recherche auto-indexée de Copernic. Que vous ayez un seul fichier manquant ou que vous ayez besoin d’une solution de recherche dynamique qui vous permettra de trouver des fichiers dans n’importe quelle catégorie que vous indiquerez, Copernic les trouvera. Essayez Desktop Search ou Server Search de Copernic dès aujourd’hui pendant 30 jours gratuitement et commencez à trouver vos fichiers rapidement!