Trouver rapidement des fichiers : comment les solutions de recherche d’entreprise vous simplifient la vie

Chercher dans des serveurs remplis de fichiers pour trouver ce dont vous avez besoin peut ressembler à la recherche d’une aiguille dans une botte de foin. Mais cela ne devrait pas être toujours comme ça. Avec la bonne solution de recherche d’entreprise, vous pouvez trouver des fichiers en quelques secondes au lieu de plusieurs heures.  

À mesure que les organisations créent et stockent davantage de contenu numérique, le défi de la recherche efficace d’informations s’accroît. Qu’il s’agisse de documents juridiques essentiels, de dossiers financiers ou d’informations sur les patients dans le domaine de la santé, les utilisateurs doivent pouvoir récupérer les fichiers rapidement. Une solution de recherche d’entreprise efficace rend cela possible.  

Les problèmes de la recherche de base  

Avant que les outils de recherche d’entreprise ne soient disponibles, les organisations devaient s’appuyer sur des capacités de recherche de fichiers de base. Ces recherches simples ont de sérieuses limites :  

• Ils ne recherchent que les noms de fichiers et les métadonnées de base. Si le contenu d’un fichier ne correspond pas au nom ou aux balises, il n’apparaîtra pas dans les résultats. Cela oblige les utilisateurs à recourir à la navigation manuelle en espérant avoir de la chance.  
• Les recherches sont limitées à des ordinateurs ou appareils individuels. Il n’existe pas de méthode unifiée pour effectuer des recherches simultanément sur des serveurs, des réseaux, des nuages et d’autres recueils. Les utilisateurs perdent du temps à passer d’un système à l’autre.  
• Il n’y a pas d’analyse pour affiner et améliorer la recherche. Il est impossible d’optimiser les performances de recherche si l’on ne recueille pas les données d’utilisation et les paramètres de recherche. Les essais et les erreurs sont les seuls moyens d’apporter des améliorations progressives.  
• Les contrôles de sécurité et d’accès sont minimes. Avec des autorisations limitées, des contenus sensibles pourraient être exposés à des utilisateurs non autorisés ou se retrouver entre de mauvaises mains. La recherche de base n’offre que peu de gouvernance.  

Ces inconvénients ralentissent considérablement les utilisateurs et rendent la recherche de fichiers difficile et frustrante. Il est clair que la recherche de base n’est tout simplement pas suffisante.  

Les avantages des plateformes de recherche d’entreprise  

Les solutions modernes de recherche d’entreprise sont d’une tout autre nature. Lorsque vous mettez en œuvre une plateforme comme Business Server Search de Copernic, vous obtenez :  

• Recherche exhaustive de contenu  

La recherche d’entreprise parcourt tous vos fichiers, indexant non seulement les métadonnées, mais aussi le texte intégral qu’ils contiennent. Il effectue des recherches dans le contenu des documents Word, des PDF, des courriels, des images, etc. Même si le nom du fichier ou les balises ne correspondent pas à la requête de recherche, les résultats s’afficheront toujours sur la base du texte. Cela permet d’éviter que du contenu pertinent soit négligé.  

• Accès et contrôle centralisés  

Une solution unifiée qui permet d’effectuer des recherches simultanément dans tous les systèmes connectés. Elle s’intègre aux réseaux, aux nuages et aux disques externes pour une couverture complète. Les administrateurs peuvent être assurés que les autorisations Active Directory des fichiers d’un disque partagé renvoient aux fichiers auxquels l’utilisateur individuel a accès.   

• Recherche et indexation automatiques  

La recherche d’entreprise travaille toujours en arrière-plan, mettant automatiquement à jour l’index en temps réel pour les fichiers locaux et s’exécutant selon les préréglages de l’utilisateur pour tout le reste.  Ainsi, les résultats de recherche restent complets et pertinents au fur et à mesure que du nouveau contenu est créé au sein de l’organisation.  

Grâce à ces fonctionnalités, la recherche d’entreprise fournit les résultats rapides et précis dont les utilisateurs ont besoin pour rester productifs. Elle constitue une passerelle unifiée vers l’information qui permet de prendre des décisions plus intelligentes et d’accroître l’efficacité.  

Fonctionnalités principales de Business Server Search de Copernic  

Business Server Search de Copernic comprend toutes les fonctionnalités essentielles au succès de la recherche en entreprise. Voici quelques-unes de ses principales fonctionnalités :  

• Plus de 170 filtres de types de fichiers pour indexer les métadonnées et le contenu des documents, courriels, multimédias, etc.  Il n’oublie aucun fichier.  
• Recherche systématique parmi les fichiers locaux et sur réseau, le stockage en nuage, les courriels, les disques externes et même l’historique de navigation sur les sites web. La recherche est présente où vous en avez besoin.  
• Classement précis par pertinence utilisant l’intelligence contextuelle pour mettre en évidence les résultats les plus pertinents.   
• Index centralisé à mise à jour automatique qui explore des fichiers précis en temps réel lorsque le contenu est modifié et tous les autres systèmes en fonction d’horaires déterminés par l’utilisateur. La recherche est toujours d’actualité.  

• Opérateurs de recherche tels que ET, OU, SAUF, PRES et bien d’autres qui permettent d’élaborer des requêtes de recherche précises si nécessaire.   
• Architecture de recherche par préfixe qui permet aux utilisateurs de trouver immédiatement des mots commençant par un préfixe (mot-clé) donné. C’est ce qu’on appelle être rapide.  

Ces fonctionnalités s’associent parfaitement pour rendre la recherche d’entreprise facile et efficace. Les employés peuvent trouver les bons fichiers en quelques secondes, ce qui élimine les goulots d’étranglement de la productivité.  

Des cas d’utilisation concrets démontrent la valeur de la solution  

Dans tous les secteurs d’activité, les entreprises tirent parti de la recherche d’entreprise pour donner plus de pouvoir aux utilisateurs et accélérer les affaires :  

Juridique – Les cabinets d’avocats utilisent la recherche d’entreprise pour trouver rapidement des dossiers, des précédents et des preuves afin de préparer des dossiers plus solides en moins de temps.  

Ingénierie – Les fabricants centralisent les dessins techniques, les schémas, les brevets, etc., pour un accès rapide afin d’améliorer le développement des produits.  

Éducation – Les universités utilisent la recherche d’entreprise pour aider les étudiants et les professeurs à trouver efficacement des articles de journaux, des publications et d’autres travaux de recherche.  

Gouvernement – Des agences comme l’USDA utilisent la recherche d’entreprise pour permettre aux employés de rechercher plus de 200 000 documents afin d’améliorer l’analyse et la politique.  

Les cas d’utilisation sont illimités. La recherche d’entreprise devient un outil qui améliore la productivité dans toutes les fonctions.  

Commencez avec un essai gratuit de Business Server Search de Copernic  

Si vous êtes prêt à mettre en place une recherche d’entreprise pour votre organisation, vous pouvez essayer Business Server Search de Copernic gratuitement pendant 30 jours. Découvrez la différence qu’une recherche rapide et complète apporte à la productivité de votre équipe. Voyez par vous-même comment il centralise l’accès et améliore la sécurité de vos fichiers.