Tout ce que vous devez savoir sur les logiciels de recherche d’entreprise
Les entreprises s’appuient souvent sur un large éventail d’applications pour exécuter des fonctions essentielles tout au long de la journée. En fait, une entreprise moyenne utilise plus de 200 applications. Bien que ces applications soient susceptibles d’apporter une valeur ajoutée à votre entreprise, elles peuvent aussi réduire lentement la productivité et l’efficacité en compliquant l’accès de vos employés aux données dont ils ont besoin. Non seulement les données de votre entreprise peuvent devenir si fragmentées que vos employés ne savent plus où chercher, mais même lorsqu’ils le savent, ils peuvent avoir du mal à trouver les informations qu’ils recherchent.
Heureusement, les logiciels de recherche d’entreprise sont venus à la rescousse des entreprises en les aidant à simplifier et à uniformiser le processus de recherche, permettant ainsi à leurs employés de trouver plus facilement que jamais les données dont ils ont besoin. Ce logiciel est devenu de plus en plus populaire ces dernières années, car il permet aux employés d’effectuer des recherches dans les bases de données, les fichiers et les applications internes afin d’accéder rapidement aux données dont ils ont besoin, avec un minimum d’efforts.
Pourtant, si vous n’êtes pas familier avec la recherche d’entreprise, vous vous demandez peut-être ce que c’est, comment ce logiciel fonctionne-t-il et pourquoi devriez-vous envisager d’investir dans ces outils pour votre entreprise. Pour vous aider à mieux comprendre cet outil de plus en plus populaire, nous vous proposons de découvrir tout ce que vous devez savoir sur les logiciels de recherche d’entreprise.
Qu’est-ce que la recherche d’entreprise?
La recherche d’entreprise est un logiciel de recherche spécialisé conçu pour aider les entreprises à effectuer des recherches dans leurs données internes, leur documentation, leurs fichiers, leurs bases de données et leurs applications afin de trouver rapidement les informations qu’elles recherchent. Le fait est que les entreprises collectent constamment de grandes quantités de données, ce qui peut rendre difficile la recherche des bonnes informations lorsqu’elles en ont besoin. Les employés peuvent ainsi perdre du temps à chercher dans les bases de données et les applications le fichier précis dont ils ont besoin. Heureusement, les moteurs de recherche d’entreprise réduisent le temps nécessaire à la recherche de données, ce qui permet aux employés de se concentrer sur des tâches plus importantes, et donc de maximiser l’efficacité.
Comment fonctionne la recherche d’entreprise?
Ce qui rend les outils de recherche d’entreprise si précieux, c’est leur simplicité d’utilisation, car ils permettent aux utilisateurs d’accéder rapidement aux données dont ils ont besoin. Cependant, ces outils sont loin d’être basiques, car de nombreuses technologies complexes fonctionnent en arrière-plan pour créer une expérience aussi conviviale pour les utilisateurs. Pour fournir rapidement aux utilisateurs les données dont ils ont besoin, les outils de recherche d’entreprise fonctionnent en trois phases :
1. Exploration
Appelée également la phase de collecte, c’est la phase au cours de laquelle le moteur de recherche d’entreprise explore toutes les données afin de recueillir des informations provenant de toutes les sources de données internes et externes de votre organisation. Le moteur de recherche analyse les bases de données, les fichiers et les applications à la recherche d’informations pertinentes et extrait les données pour les indexer.
2. Indexation
Une fois que le moteur de recherche a extrait les données pertinentes, le logiciel les classe dans des index ou des bases de données relationnelles où les informations peuvent être facilement consultées. Ces index permettent aux moteurs de recherche d’entreprise de trouver rapidement les informations, ce qui facilite la récupération rapide et précise des données.
3. Interrogation
Une fois les données indexées, elles peuvent être interrogées par les utilisateurs finaux. C’est la partie du processus de recherche d’entreprise que la plupart des gens connaissent, car c’est à ce moment-là que l’utilisateur recherche des informations. Le moteur de recherche d’entreprise fournit alors des données pertinentes en fonction des autorisations et des permissions de l’utilisateur. Pour répondre à une requête, le moteur de recherche passe en revue les index et recherche les données correspondantes.
Les avantages de la mise en œuvre d’un outil de recherche d’entreprise
La recherche d’entreprise est un outil de transformation qui peut permettre aux entreprises d’accéder rapidement aux données dont elles ont besoin, avec un minimum de difficultés. Non seulement les moteurs de recherche d’entreprise facilitent l’accès aux données, mais ils aident également les organisations à centraliser l’information, ce qui réduit la fragmentation et améliore l’efficacité. C’est pourquoi de plus en plus d’entreprises se tournent vers les logiciels de recherche d’entreprise pour briser les silos de données et donner à leurs employés un moyen simple d’accéder à l’information dont ils ont besoin.
Si vous n’avez pas encore investi dans un logiciel de recherche d’entreprise pour votre entreprise, voici quelques-uns des avantages que cela peut vous apporter.
Amélioration de la précision
L’un des principaux avantages des moteurs de recherche d’entreprise est leur précision. La précision accrue de ces outils de recherche minimise le risque d’erreurs et permet aux utilisateurs de trouver et d’accéder rapidement aux informations dont ils ont besoin. Cela permet de gagner un temps précieux en éliminant les recherches manuelles dans diverses applications et bases de données.
Productivité accrue
Comme les employés passeront moins de temps à chercher les informations dont ils ont besoin, ils pourront se consacrer davantage au travail pour lequel ils ont été engagés. Les moteurs de recherche permettent alors aux employés d’être plus productifs en leur permettant de se concentrer sur la tâche à accomplir au lieu de passer des heures par jour à rechercher des données.
Amélioration de la collaboration entre les équipes
Les moteurs de recherche d’entreprise permettent également aux employés de se tenir au courant de toute information au sein de l’entreprise, puisqu’ils ont accès aux informations provenant d’autres équipes. Alors que les données étaient auparavant spécifiques à chaque équipe et cloisonnées dans les outils qu’elle utilisait, les outils de recherche d’entreprise améliorent la collaboration en facilitant l’accès à l’information au niveau de l’ensemble de l’entreprise.
Réduction des silos de données
En l’absence d’outils de recherche appropriés, les données sont souvent tenues à l’écart des utilisateurs qui en ont besoin, car elles sont fragmentées entre différents services, équipes et applications. Ces silos de données entravent la collaboration et le partage des données, ce qui peut réduire la productivité. Heureusement, les moteurs de recherche d’entreprise permettent aux employés d’effectuer des recherches dans toutes les sources de données de l’entreprise, réduisant ainsi les silos de données.
Principales caractéristiques de la recherche d’entreprise
Si vous pensez que la recherche d’entreprise peut convenir à votre entreprise, il est important que vous sachiez ce que vous devez rechercher lorsque vous évaluez un logiciel de recherche d’entreprise. Le fait est que tous les produits ne sont pas identiques, certains privilégiant certaines caractéristiques par rapport à d’autres. Pour vous aider à choisir le bon produit pour votre entreprise, voici les caractéristiques les plus importantes à rechercher dans un outil de recherche d’entreprise.
Connecteurs
L’efficacité de votre produit de recherche d’entreprise dépendra du nombre de connecteurs dont il dispose ou de la facilité à en ajouter de nouveaux. Un connecteur est un composant qui utilise divers protocoles pour fournir une connexion sans code vers et depuis différents points de contact, ce qui vous permet de synchroniser les données d’une source originale vers un index. S’assurer que le logiciel que vous choisissez possède suffisamment de connecteurs est essentiel à la fonctionnalité d’un moteur de recherche d’entreprise, car cela permet d’intégrer toutes les données de votre entreprise dans le logiciel.
Sécurité des données
La sécurité et la confidentialité des données sont essentielles dans le processus de recherche d’entreprise. Étant donné l’étendue de l’accès aux données qu’offre un outil de recherche d’entreprise, il est essentiel de s’assurer que les données de votre entreprise (ainsi que les données des clients que vous stockez) sont protégées. Il est donc essentiel que vous vous assuriez que le logiciel que vous choisissez est conforme aux politiques de sécurité de votre entreprise, à SOC2 et à des réglementations telles que le GDPR. Prenez le temps de trouver le bon outil de recherche d’entreprise qui protégera les actifs de votre entreprise et garantira l’intégrité et la confidentialité de vos données.
Fonctions de recherche avancée
Capacités de recherche avancée :
- Opérateurs booléens : Prise en charge des requêtes de recherche complexes à l’aide des opérateurs ET, OU et SANS.
- Recherches par caractères génériques : Permet d’utiliser des caractères génériques pour trouver des variantes de mots.
- Traitement du langage naturel (NLP) : Comprend et traite les requêtes en langage naturel afin de fournir des résultats pertinents.
- Recherche fédérée : Agglomère les résultats provenant de plusieurs sources, y compris les lecteurs locaux, les lecteurs réseau, SharePoint et d’autres services en nuage.
- Indexation en temps réel : Met à jour l’index de recherche en temps réel ou presque afin de garantir que les informations les plus récentes peuvent être recherchées.
Tendances futures de la recherche d’entreprise
Bien entendu, la recherche d’entreprise évolue constamment au fur et à mesure que de nouvelles technologies sont développées, ce qui signifie que les fonctionnalités qu’il est actuellement important de posséder dans un logiciel de recherche d’entreprise ne seront peut-être plus pertinentes demain. Les entreprises à la pointe de la technologie de recherche d’entreprise développent continuellement des capacités de recherche améliorées qui donnent de meilleurs résultats et une plus grande pertinence, et qui augmentent l’engagement des utilisateurs.
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