Booster la collaboration d’équipe avec Copernic Cloud Search 

La technologie moderne du cloud a rendu le travail en équipe plus efficace que jamais. Vous pouvez partager des projets, des plateformes et des fichiers avec vos coéquipiers. Vous pouvez éditer ensemble, échanger des documents pour révision à une vitesse fulgurante et réunir les contributions individuelles en projets complets plus facilement que jamais. Vous pouvez partager des fichiers sur un cloud, accéder aux fichiers de l’entreprise, et télécharger le travail que vous avez effectué seul. 

Mais lorsqu’il s’agit de retrouver un fichier spécifique, tout ce partage peut soudainement devenir un labyrinthe. Quel collègue a partagé ce document de référence si précieux ? Le fichier original du projet venait-il du dossier de l’entreprise, vous a-t-il été partagé directement, ou était-il stocké quelque part sur votre ordinateur ? Si vous ne vous en souvenez plus, la recherche peut devenir épuisante. 

Qu’est-ce que Copernic Cloud Search ? 

Copernic Cloud Search révolutionne l’accès et la gestion des ressources numériques d’équipe en intégrant des capacités de recherche fluides à travers votre bureau, vos emails et vos services de stockage cloud comme Dropbox, OneDrive et Google Drive. Dans un environnement collaboratif, les fichiers proviennent souvent de diverses sources — dossiers personnels, disques partagés de l’équipe, et dépôts à l’échelle de l’entreprise. Suivre ces fichiers, surtout après leur utilisation initiale, peut devenir un défi, entraînant perte de temps et frustration. 

Avec Copernic Cloud Search, vous pouvez facilement rechercher dans tous vos actifs numériques — qu’ils soient stockés localement sur votre bureau, sur les serveurs de l’entreprise, ou dans plusieurs services de stockage cloud — depuis une seule interface. Cette fonctionnalité de recherche complète vous permet de localiser rapidement n’importe quel fichier nécessaire pour vos projets d’équipe ou demandé par un collègue, sans avoir à fouiller manuellement chaque emplacement de stockage potentiel. 

Recherche avancée pour les fichiers partagés en équipe 

Copernic offre des fonctionnalités de recherche avancée qui vous permettent de rechercher selon de nombreux critères au-delà du nom et de la date du document. Vous pouvez rechercher par mots-clés dans le document pour retrouver rapidement les fichiers qui ont du contenu connu. Vous pouvez également entrer plusieurs critères de recherche à la fois et trier les résultats potentiels. Cela rend la recherche de fichiers pour vos projets beaucoup plus facile, basée sur le sujet et sur ce dont vous vous souvenez le mieux. 

Cela signifie aussi que vous pouvez plus facilement trouver des fichiers en fonction des souvenirs de vos collègues lorsqu’ils vous demandent un fichier. Cela peut représenter un gain de temps considérable, vous permettant de récupérer les fichiers nécessaires et de poursuivre votre projet, en évitant les longues discussions « tu sais, ce fichier avec… » et les recherches sur des serveurs un mot-clé à la fois. 

Rechercher des fichiers par date de projet 

Copernic peut vous aider à identifier des fichiers qui sont regroupés dans le même projet et qui ont été travaillés aux mêmes dates, même s’ils sont situés dans plusieurs emplacements locaux et cloud. L’un des effets secondaires de la collaboration est que vos sources, vos produits de travail et vos fichiers essentiels peuvent être dispersés entre différents programmes cloud personnels et partagés. Lorsque vous devez retrouver un fichier spécifique ou compiler tous les fichiers utilisés pour un projet, Copernic simplifie la tâche. 

Créer un index de recherche collaborative 

L’un des atouts de Copernic Desktop et Cloud Search est qu’un index de recherche détaillé est créé lorsque vous commencez à utiliser le logiciel, garantissant que les recherches sont toujours rapides et complètes. Les fichiers sont classés et organisés par leurs propriétés et leur contenu lorsque Copernic les parcourt. L’index se rafraîchit selon différents critères pour que vous puissiez toujours trouver le fichier que vous cherchez. 

Comment cela aide-t-il à la collaboration en équipe ? Copernic crée des index à travers vos espaces de stockage cloud connectés et vos serveurs locaux grâce à Copernic Business Server Search. Cela signifie que vous pouvez parcourir plus rapidement l’ensemble de vos fichiers de projet, y compris ceux partagés par l’entreprise et vos coéquipiers. Les recherches deviennent plus rapides et plus précises car votre index est conçu pour l’environnement collaboratif du cloud et des serveurs. 

Intégration avec les outils de collaboration d’équipe 

Les fichiers dont vous avez besoin pour les projets collaboratifs ne se limitent pas aux dossiers de fichiers et aux stockages cloud classiques. Ils sont souvent intégrés aux logiciels d’équipe que vous utilisez. C’est pourquoi Copernic a été conçu pour s’intégrer en douceur avec plus de 170 types de fichiers, y compris ceux issus des principaux programmes d’affaires et des plateformes créatives. 

Vous pouvez rechercher dans des emails de Microsoft Outlook et Thunderbird. Vous pouvez rechercher des fichiers texte et artistiques de Corel, des diagrammes de Visio, des fichiers image de Photoshop, et des fichiers de conception d’AutoCAD. Cela vous permet de rechercher des fichiers de projets actifs intégrés dans des logiciels et des plateformes créatives partagées pendant que votre projet est en cours. 

Rechercher du texte dans des images dans vos projets partagés 

Copernic peut même identifier le texte imprimé dans une image grâce à la reconnaissance de texte OCR. Cette technologie vous permet de retrouver des images en fonction de ce qu’elles contiennent, et non seulement de leur nom. En ce qui concerne la collaboration avec votre équipe, la capacité à retrouver rapidement des images avec le bon texte peut faire gagner un temps considérable, surtout si vous collaborez sur un projet artistique, graphique ou marketing nécessitant l’organisation et la modification de nombreuses images adaptées. Cela peut également être utile pour ceux qui ont scanné des factures ou des reçus, car la possibilité de rechercher des informations contenues dans le document scanné, comme le nom du client, le numéro de facture, etc., peut représenter un gain de temps considérable. 

Organiser les fichiers partagés 

En plus de la recherche avancée et bien intégrée, Copernic peut également vous aider à organiser les fichiers utilisés dans vos projets collaboratifs. Maîtriser les interfaces de recherche Copernic peut vous permettre de voir où sont stockés tous vos fichiers de projet, et dans combien d’endroits différents. Avec l’aide de Copernic, vous pouvez réorganiser intentionnellement les fichiers de projet dans un ou deux emplacements accessibles à tous, tout en optimisant l’organisation des fichiers. Vous pouvez non seulement réduire le temps de recherche et minimiser les fichiers perdus, mais aussi préparer plus facilement les projets pour l’emballage et la présentation avec un programme capable de retrouver des ressources de projet dispersées afin que vous puissiez les rassembler. 

Collaborer avec Copernic Cloud Search 

Lorsque vous travaillez avec une équipe via des serveurs et des emplacements à distance, la gestion des fichiers est essentielle. Bien que le partage soit facile, l’organisation et le suivi de tous ces fichiers partagés est intrinsèquement complexe. Copernic Cloud Search simplifie la gestion des fichiers en fournissant une solution de recherche unifiée pour les fichiers locaux, partagés et stockés sur des plateformes, afin que vous puissiez toujours retrouver — et organiser — les fichiers dont vous avez besoin. 

Si vous êtes prêt à rassembler votre équipe autour d’une solution de recherche compatible avec le cloud, essayez gratuitement Copernic pendant 30 jours.