Améliorez votre productivité par courriel avec la recherche avancée Outlook de Copernic
Certains emplois nécessitent beaucoup de messagerie. Les courriels est le mode de communication privilégié dans le monde des affaires, et Outlook est généralement la boite de réception de choix. C’est une manière polie d’envoyer des messages a des collègues, partenaires commerciaux, fournisseurs et clients. Les personnes qui coordonnent, planifient des évènements, gèrent des projets ou répondent à des demandes passent souvent une grande partie de leur journée de travail à échanger des courriels et doivent garder une trace de tous les courriels qu’elles envoient ou reçoivent.
Cela nécessite des astuces sérieuses pour améliorer la productivité par courriel. Mais que faire lorsque vous ne trouvez pas un courriel ou une pièce jointe spécifique après avoir soigneusement géré vos courriels? La recherche de courriel dans Outlook est utile, mais vous avez des milliers de courriels à trier pour trouver celui dont vous avez besoin. Si vous vous êtes déjà retrouvé à souhaiter qu’Outlook dispose de fonctionnalités de recherche avancée, la solution dont vous avez besoin est plus proche que vous ne le pensez.
Copernic Recherche Avancée Outlook
Lorsque vous devez rechercher dans votre boite de réception Outlook et dans votre dossier d’archive un courriel ou une pièce jointe spécifique, la fonction de recherche intégrée d’Outlook semble soudainement basique. Copernic est un programme de recherche avancée qui peut se connecter a votre boite de réception Outlook pour trouver tout ce dont vous avez besoin en utilisant les dernières fonctionnalités de recherche contextuelle.
Copernic est conçu pour utiliser tous les aspects d’un courriel ou d’un fichier joint pour vous aider à trouver votre cible. Cela inclut des operateurs de recherche par mots-clés avancés, la recherche dans les courriels contenant des pièces jointes, et même des indicateurs « ET », « OU », et « PROCHE » qui peuvent vous aider à localiser exactement ce dont vous avez besoin.
Un excellent outil de recherche de courriel est fantastique, mais comment peut-il améliorer votre productivité par courriel? Laissez-nous vous montrer.
Triez, étiquetez et organisez vos courriels rapidement
Lorsque vous gérez une vaste archive de courriel professionnels, une bonne organisation est essentielle. Vous pouvez créer des dossiers, des catégories et des étiquettes, puis trier les courriels pour qu’ils soient facilement retrouvables dans chaque structure organisationnelle. Vous pourriez créer un dossier pour chaque projet, des catégories pour séparer les courriels de support de ceux liés à l’inventaire, ou des étiquettes pour identifier les courriels concernant un compte client spécifique.
Mais que faire si vous n’avez pas organisé vos courriels à leur arrivée dans votre boite de réception? Que faire si vous réalisez ou inventez une meilleure façon d’organiser un ensemble de courriel après coup?
Avec Copernic, vous pouvez facilement retrouver tous les courriels pertinents grâce a une recherche avancée. Vous pouvez effectuer une seule recherche pour retrouver les courriels envoyés par une liste d’expéditeurs reçus pendant une période précise, ou mentionnant un numéro de commande ou un nom de projet spécifique. Ensuite, vous pouvez facilement ajouter les étiquettes ou les déplacer dans des dossiers pour une consultation ultérieure.
Trouvez instantanément des fichiers joints spécifiques
Vous avez besoin de consulter un PDF attache à un courriel que vous avez reçu il y a des mois. Vous vous souvenez avoir reçu le courriel et avoir vu la pièce jointe, mais le courriel lui-même est presque identique a des dizaines d’autres que vous avez reçus auparavant. Outlook ne permet pas de rechercher des pièces jointes, mais Copernic le permet.
Avec la recherche avancé Outlook de Copernic, vous pouvez rechercher des pièces jointes, pas seulement des courriels. Vous pouvez rechercher par le nom, les métadonnées, et même le contenu d’une pièce jointe en utilisant les détails dont vous vous souvenez ou dont vous avez besoin. Vous pouvez retrouver ce numéro de commande, retrouver ce dépliant spécifique, ou vérifier un détail de facture avec une seule recherche rapide, au lieu de fouiller dans un mois de courriel presque identiques avec des pièce jointes pour trouver celui dont vous avez besoin.
Revoir les conversations précédentes
Avant d’envoyer un nouveau courriel, il est parfois nécessaire de revoir le contenu des conversations passées. Qu’a dit le fournisseur la dernière fois que vous avez signalé ce problème? Avez-vous déjà posé cette question a un collègue il y a quelques mois? Est-ce vraiment la première fois que vous contactez un client spécifique, ou leur nom vous est-il familier pour une raison? Avez-vous déjà utilisé exactement la même phrase et le même émoticône auparavant?
Dans ces moments, votre efficacité par courriel dépend d’une recherche rapide pour consulter les conversations précédentes. Bien que la recherche par destinataire de courriel soit censée être rapide, ce n’est pas toujours aussi simple. Copernic peut vous aider à trouver tous les courriels relatifs à un destinataire spécifique, un domaine d’adresse de courriel, un projet ou un problème ou vos conversations précédentes pourraient influencer la manière dont vous rédigez votre prochain message.
Grace a une recherche avancée rapide, vous pouvez parcourir les conversations précédentes et rédiger votre prochain courriel en toute confiance et compétence; poursuivant en douceur toute discussion antérieure sur le sujet ou en prenant en compte l’historique complet du problème.
Signaler un problème historique
Il se découvre qu’une certaine série de courriel contient une erreur récurrente dans le fichier joint. Peut-être est-ce une petite faute de frappe avec de grandes conséquences ou une erreur dans l’énumération des frais. Vous devez retrouver tous les courriels pertinents qui contiennent ce problème. Copernic peut vous aider.
Avec les fonctionnalités de recherche avancée dans Outlook, vous pouvez rapidement identifier quels courriels contiennent la faute de frappe ou les pièces jointes affectées. Vous pouvez les isoler dans un dossier, les étiqueter pour une identification future, et les transmettre au service approprié pour revoir le tout en un temps record.
Déléguer avec style
Si vous avez un nouveau collègue ou assistant qui prendra en charge un projet, Copernic peut vous aider à localiser rapidement tous les courriels relatifs à ce projet et à les transférer à la nouvelle personne.
Vous pouvez vous assurer que votre collègue dispose de toutes les données historiques et récentes dont il a besoin pour se remettre à jour sur le projet ou le client. Il pourra se familiariser avec les communications et demandes passées et consulter les anciens courriels lorsque le client aura des questions ou souhaitera se référer à une étape antérieure du projet. Avec Copernic, vous pouvez vous assurer qu’aucun courriel pertinent n’est omis lorsque de la procédure de délégation ou de transfert.
Purges et archivage
Lorsqu’il est temps de nettoyer vos courriels, Copernic est là pour vous aider. Vous avez besoin d’archiver toutes les conversations avec un ancien client? Aucun problème. La recherche avancée Outlook de Copernic peut vous aider à retrouver tous les courriel envoyés ou reçus de cet expéditeur ou de tout courriel provenant du domaine du client, afin que vous puissiez les organiser et les archiver proprement.
Vous souhaitez supprimer toute une catégorie de courriel automatisé qui n’ont aucune valeur dans vos archives? Copernic peut vous aider a créer une liste « ET » incluant tous les courriels contenant certain contenue automatisés afin de les supprimer tous d’un coup, pour plus de clarté et d’espace de stockage.
Vous avez été promu à un nouveau poste et devrez archiver de nombreux- mais pas tous- courriels relatifs à votre dernier poste? Copernic peut vous aider à rapidement trier et archiver les courriels relatifs aux projets, taches et routines qui ne sont plus de votre ressort, en recherchant des éléments identifiants communs à chaque ensemble de courriel que vous devez archiver.
Optimisez votre productivité par courriel avec Copernic
Ne perdez plus 15 minutes à une heure à rechercher dans vos courriel Outlook. Lorsque vous devez retrouver un courriel, un groupe de courriels, ou des fichiers joints spécifiques dans votre boite de réception Outlook, Copernic est là. Vous pouvez compter sur la recherche avancée Outlook pour vous aider à trouver exactement ce dont vous avez besoin en un temps record, simplifiant ainsi vos taches liées aux courriels et votre productivité globale par courriel.
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