10 façons dont Copernic Desktop & Cloud Search peut dynamiser votre flux de travail
L’environnement de travail moderne est un paysage numérique. Vous travaillez par courriel et sur des plateformes collaboratives. Vous partagez des dossiers de stockage en nuage avec des collègues et des clients. Vous conservez des fichiers localement tout en y accédant à distance avec la même aisance. La seule chose qui peut ralentir votre élan, c’est de chercher un fichier sans savoir où il est rangé. Que vous ayez besoin d’un élément lié à un projet réparti sur trois plateformes en nuage ou d’un document archivé datant de trois ans, la clé pour améliorer votre efficacité numérique est de retrouver rapidement ce dont vous avez besoin.
C’est là que Copernic Desktop & Cloud Search peut transformer votre façon de travailler. Copernic est une solution logicielle unique qui vous permet de retrouver et d’accéder à vos fichiers, qu’ils soient locaux, distants ou en nuage, en un instant. Grâce à des filtres de recherche avancés et à un système d’indexation performant, vous pouvez améliorer considérablement votre flux de travail personnel et professionnel avec une grande simplicité.
Cet article explorera les dix meilleures façons dont Copernic Desktop & Cloud Search peut rendre votre vie professionnelle plus facile, plus efficace et plus accessible que jamais.
- Rationalisez la recherche de fichiers avec des filtres avancés
Ne perdez plus de temps à vérifier un mot-clé à la fois. Copernic offre une réponse avancée aux fonctionnalités de recherche de fichiers qui sont généralement simples et peu sophistiquées. Besoin d’une facture parmi des centaines ? Vous vous souvenez uniquement du contenu d’un document mais pas du titre ? Vous y avez travaillé pour la dernière fois en octobre 2021 ? Aucun problème !
Copernic vous permet de rechercher en utilisant plusieurs filtres empilés, y compris la date, le type de fichier, le contenu et les métadonnées. Des opérateurs comme « près de » et « pas » vous permettent d’affiner votre recherche pour trouver rapidement les fichiers dont vous avez besoin à chaque fois.
Conseils pour gagner du temps :
• Utilisez toutes les données dont vous vous souvenez dans les filtres de recherche empilés.
• Indiquez la plage de dates.
• Incluez le créateur, le propriétaire ou les contributeurs.
• Utilisez « pas » pour exclure des fichiers similaires avec des détails disqualifiants.
- Améliorez l’efficacité avec des résultats de recherche instantanés
Une fois que Copernic a indexé chaque source de fichier, dites adieu à l’attente de plusieurs minutes pour que votre explorateur de fichiers charge toutes les mauvaises réponses. L’index avancé de Copernic et son algorithme de recherche rapide permettent d’obtenir vos résultats de recherche à une vitesse fulgurante à mesure que vous affinez les filtres de recherche pour vous concentrer sur le document dont vous avez besoin, réduisant ainsi considérablement le temps.
- Recherchez facilement les pièces jointes aux courriels
Trouver une pièce jointe à un courriel a toujours été une lutte éternelle dans le monde des affaires moderne. Tant de documents sont partagés par courriel, et la plupart des logiciels de messagerie ne peuvent pas correctement analyser et référencer les documents joints.
Cependant, lorsque vous connectez Copernic Desktop & Cloud Search à votre courriel, Copernic peut indexer en détail tous les fichiers joints. Cela permet de rechercher rapidement chaque pièce jointe dans votre boîte de réception, vos dossiers et vos archives, y compris les PDF, les documents Word, les fichiers de projet, les factures, et bien plus encore.
Si votre flux de travail implique de grands volumes de courriels et de fichiers fréquemment partagés, la capacité de rechercher vos pièces jointes peut rationaliser considérablement votre recherche de fichiers, en particulier lors de la vérification de projets passés ou d’historiques de clients.
- Indexez et recherchez des documents sur plusieurs emplacements
L’une des superpuissances que Copernic Desktop & Cloud Search introduit est la capacité d’indexer et de rechercher des documents sur plusieurs emplacements. Si vous ne vous souvenez plus si le fichier dont vous avez besoin est stocké localement, sur le cloud de l’entreprise ou dans un environnement de projet partagé. Aucun problème. Copernic peut rechercher simultanément sur plusieurs disques durs, emplacements réseau, stockages en nuage et plateformes en ligne.
Les professionnels modernes travaillent souvent avec de nombreux fichiers stockés dans différents environnements numériques. Copernic peut rationaliser votre flux de travail en vous aidant à trouver des fichiers lors de recherches rapides et complètes plutôt que de vérifier une plateforme ou un emplacement réseau à la fois.
- Recherchez rapidement tous vos fichiers Microsoft
Copernic Desktop & Cloud Search offre un moyen puissant de localiser rapidement tous vos fichiers Microsoft sur une large gamme d’applications et de plateformes. Que vous recherchiez dans les courriels Outlook, les conversations Teams ou les documents stockés dans SharePoint, Copernic rassemble tout dans une interface intuitive. Il indexe et recherche de manière transparente tous les produits Office, y compris les feuilles de calcul Excel, les documents Word, les présentations PowerPoint, les blocs-notes OneNote, les fichiers Publisher et même les diagrammes Visio, rendant incroyablement facile de trouver le fichier ou l’information exacte dont vous avez besoin, exactement quand vous en avez besoin.
- Prévisualisez les documents sans les ouvrir
Copernic est également excellent pour visualiser les données externes et internes des fichiers indexés. Cela vous permet de prévisualiser un fichier dans les résultats de recherche sans naviguer vers l’emplacement du fichier et ouvrir le document dans l’éditeur approprié. Cela peut vous faire gagner des heures cumulées en vous permettant d’évaluer rapidement le contenu des fichiers dans vos résultats de recherche pour déterminer le fichier correct ou même saisir rapidement une information sans ouvrir directement le fichier.
- Augmentez la productivité en recherchant des mots-clés dans les fichiers
La capacité de Copernic à lire le contenu des fichiers peut faciliter des recherches rapides et faciles lorsque vous devez identifier des résultats par mots-clés dans chaque fichier. Copernic peut explorer le contenu de nombreux types de fichiers différents, y compris les documents, les courriels, les fichiers en nuage et plus de 170 autres types de fichiers dans des logiciels d’affaires populaires et des environnements de travail.
Ceci est particulièrement utile pour les travailleurs ayant un grand nombre de contenus textuels ou qui ont de nombreux fichiers presque identiques différenciés uniquement par quelques détails et termes clés. Par exemple, vous pouvez vouloir des résultats relatifs à une recherche spécifique, un numéro de compte particulier ou des rapports sur un sujet spécifique. Copernic peut fournir des résultats précieux et complets.
- Restez automatiquement organisé avec l’indexation planifiée
Copernic facilite le maintien de tous vos fichiers indexés et prêts à être recherchés pour éviter le retard de ré indexation pendant la recherche elle-même. Vous pouvez accomplir cela en planifiant des cycles d’indexation opportuns où Copernic rebalayera chaque emplacement de stockage de fichiers attaché pour ajouter de nouveaux fichiers, mettre à jour les enregistrements sur les fichiers déplacés ou modifiés et améliorer la compréhension du contenu et l’indexation des métadonnées.
L’indexation planifiée permet de gagner du temps et réduira votre stress en n’ayant pas à organiser manuellement vos fichiers pour une meilleure recherche. Copernic restera organisé pour vous.
- Améliorez la collaboration avec des résultats de recherche partagés
Avec Copernic Desktop & Cloud Search, vous pouvez exporter et partager vos résultats de recherche avec un collègue via courriel ou service de messagerie. Cette fonctionnalité est très utile pour les équipes travaillant sur des projets nécessitant une grande quantité de documentation et le besoin de suivre chaque document que vous partagez.
- Intégration sécurisée du nuage
Lors de la connexion aux services en nuage via Copernic, les utilisateurs peuvent être assurés que leurs données sont protégées avec le même niveau de sécurité que s’ils se connectaient directement à leurs comptes en nuage. Copernic utilise les méthodes d’authentification officielles fournies par chaque fournisseur de nuage, assurant un accès sécurisé sans compromettre les identifiants de connexion ni exposer des informations sensibles. Cela signifie que les utilisateurs bénéficient de la commodité d’une recherche unifiée sur les fichiers locaux et en nuage sans sacrifier les normes de sécurité robustes auxquelles ils font déjà confiance.
Rationalisez votre flux de travail avec Copernic
Copernic Desktop & Cloud Search offre aux professionnels modernes une superpuissance, la capacité de trouver les documents dont ils ont besoin avec précision et rapidité. Vous pouvez utiliser des filtres de recherche avancés et superposés, rechercher simultanément sur plusieurs emplacements locaux, réseau et en nuage, collaborer avec des membres de l’équipe et rechercher en toute sécurité, le tout dans une boîte à outils de recherche rationalisée.
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