Comment former votre équipe à effectuer des recherches plus intelligentes, et obtenir des résultats rapidement 

Si votre équipe passe plus de temps à chercher des fichiers qu’à les utiliser, il est temps de changer quelque chose. En moyenne, les adultes en âge de travailler passent plus de 6 heures et demie par jour sur Internet. Si leurs recherches ne sont pas efficaces, une grande partie de ce temps est perdue. Heureusement, il existe des étapes simples que toute entreprise peut suivre pour aider son équipe à effectuer des recherches plus intelligentes. Voici comment procéder. 

Pourquoi des recherches plus intelligentes sont essentielles 

Imaginez ce scénario : 

Un membre de l’équipe essaie de trouver une information clé pour un projet en cours. Mais les recherches basiques qu’il effectue ne donnent pas les résultats souhaités. Frustré, il finit par recréer un document qui existe déjà dans les fichiers de l’entreprise. 

Si ce genre de situation se répète dans votre organisation, vous perdez un temps et des ressources précieuses. Les coûts cachés d’une recherche inefficace incluent : 

• Temps perdu – Nous avons tous 24 heures par jour, et gaspiller une partie de ce temps en recherches inefficaces est contre-productif. 

• Perte de productivité – Des employés occupés à chercher plutôt qu’à produire ne maximisent pas leur valeur. 

• Opportunités manquées – Une recherche intelligente permet de trouver des données à jour, essentielles pour des projets pertinents et actuels. 

Posez les bases d’une recherche intelligente 

Apprendre à bien chercher dans des bases de données ou des systèmes d’indexation peut s’enseigner. Commencez par les concepts de base, puis complexifiez progressivement. Une fois que les fondamentaux sont acquis, ils peuvent être appliqués à toutes les futures recherches. 

Initiez vos employés à : 

Les guillemets pour les recherches exactes 

Les opérateurs booléens 

Les caractères génériques (wildcards) 

Ces stratégies de recherche permettent d’obtenir instantanément des résultats plus fiables et plus utiles. 

Encouragez également tous les employés à réfléchir à la manière dont ils nomment et étiquettent les fichiers. Cela aidera les autres personnes qui recherchent ces fichiers après qu’ils ont été saisis dans le système. S’ils sont correctement étiquetés, ils seront beaucoup plus faciles à trouver que s’ils ont été saisis dans le système de manière dispersée. 

Enfin, n’oubliez pas d’apprendre à vos employés à prendre certaines habitudes pour gagner du temps, comme la mise en signet de fichiers importants auxquels ils reviennent souvent. Ils peuvent ainsi gagner de précieuses minutes chaque fois qu’ils ont besoin d’accéder à ce fichier spécifique. 

Utilisez les bons outils 

Le choix des bons outils fait la différence entre retrouver un fichier immédiatement ou le perdre dans une masse d’informations. 

Beaucoup d’entreprises s’en remettent aux outils de recherche par défaut comme Google Drive ou l’explorateur Windows. Ces outils sont accessibles, mais leurs performances sont limitées pour des recherches avancées. 

Au lieu de se fier à des outils de recherche basiques et dépassés comme ceux-là, pourquoi ne pas essayer la suite de fonctions puissantes offertes par Copernic ? Il s’agit d’un outil de recherche plus puissant et plus convivial que tout ce qui est préinstallé sur vos appareils. 

Voici quelques fonctionnalités appréciées de Copernic : 

• Recherche multiplateforme – Recherchez rapidement n’importe quel fichier ou élément d’information spécifique dont vous avez besoin, à tout moment, quelle que soit la plateforme sur laquelle il se trouve. Copernic parcourra plus de 170 types de fichiers dont vous avez besoin pour les localiser.  

• Filtres de recherche personnalisables – Vous pouvez créer vos propres filtres de recherche en fonction des types de recherche dont vous avez besoin. Configurez les filtres de manière à ce qu’ils ne localisent que les fichiers dotés de certains attributs que vous recherchez spécifiquement. Vous pouvez ensuite trier les résultats qui vous reviennent plus rapidement.  

• Indexation instantanée – Récupérez les informations que vous souhaitez voir grâce à l’indexation instantanée. Copernic peut faire tout cela pour vous et vous offrir les résultats spécifiques que vous recherchez en un clin d’œil. 

Créez une culture d’amélioration continue 

N’hésitez pas à en faire une compétition pour voir qui peut améliorer le plus ses résultats de recherche sur une période donnée. Si vous voulez vraiment en faire un concours, vous pouvez même nommer des « champions de la recherche » pour diriger le projet d’amélioration continue. Il s’agit des personnes qui ont trouvé les meilleurs moyens de réduire leurs temps de recherche et qui servent d’exemple aux autres employés.  

Il peut y avoir une certaine compétition, et c’est là tout l’intérêt. Vous voulez que toute votre équipe tire dans la même direction, et la meilleure façon d’y parvenir est parfois d’attiser l’esprit de compétition qui anime beaucoup d’entre nous. Si vous souhaitez obtenir des résultats positifs cumulés en termes de gain de temps sur les recherches, c’est l’un des meilleurs moyens d’y parvenir. 

Suivez les résultats et célébrez les progrès 

Conservez des données sur l’amélioration que la recherche intelligente a apportée à votre équipe. Conservez des informations sur le temps nécessaire à la récupération de certains éléments d’information critiques et sur la part de ce temps qui a été supprimée grâce à la recherche intelligente.  

Lorsque les mesures et les données commencent à évoluer dans votre sens, n’oubliez pas de célébrer les victoires. Même si ces victoires sont minimes au début, vous devez les noter et encourager votre équipe à poursuivre ses efforts. Un petit coup de pouce ici et là peut être tout ce dont votre équipe a besoin pour continuer à faire les efforts nécessaires pour effectuer une recherche plus intelligente. 

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Voyez par vous-même comment Copernic peut réduire significativement le temps perdu à chercher inutilement.