Pourquoi la recherche de courriels mérite sa propre stratégie : Copernic Desktop Search, la clé cachée de la productivité
Le temps est la ressource la plus précieuse que nous ayons et que nous puissions offrir, car il est limité et fugace. Pourtant, de nombreuses activités qui ont lieu pendant la journée de travail ne font que contribuer à la perte de temps et de productivité. Par exemple, un récent rapport de McKinsey a révélé qu’un travailleur du savoir passe en moyenne 1,8 heure par jour à chercher des informations. C’est près d’un quart de chaque journée de travail gaspillé pour une tâche qui pourrait être simplifiée. C’est aussi la raison pour laquelle la recherche de courriels mérite sa propre stratégie.
Le coût caché d’une recherche de courriels inefficace
La recherche de courriels reste l’angle mort ultime de l’inefficacité pour beaucoup trop d’employeurs. Ce qui peut sembler n’être que quelques minutes ici et là s’additionne rapidement pour représenter une perte de temps considérable chaque jour. Cela s’explique en partie par le fait que de nombreux travailleurs souffrent de la « fatigue de la boîte de réception ». Forbes explique que l’explosion du nombre de courriels a même conduit certains employés à jeter l’éponge et à quitter leur emploi :
Les chefs d’entreprise savent peut-être déjà que la fatigue liée aux courriels est un problème, mais ils ne savent peut-être pas à quel point la surcharge de messages pèse sur l’esprit de leurs employés. Le flot croissant de courriels, de messages et de visioconférences provoqué par le télétravail pendant la pandémie de Covid-19 entraîne un niveau croissant d’épuisement professionnel et d’insatisfaction au travail.
Même si un employé ne quitte pas son emploi en raison d’une boîte de réception surchargée, cela peut tout de même entraîner des problèmes de productivité. Il ne trouve pas rapidement les informations dont il a besoin pour faire son travail, ce qui se traduit par une perte de temps.
Voici quelques-uns des problèmes courants pour les employés qui tentent de trouver les informations dont ils ont besoin :
- Le passage rapide d’une plateforme à l’autre – Le fait de passer d’une plateforme à l’autre, comme Outlook, Gmail et d’autres services, peut distraire un employé et lui faire oublier le contexte dans lequel il utilisait une plateforme donnée. Il peut se retrouver bloqué et se faire perdre (ainsi qu’à l’entreprise) un temps précieux.
- La difficulté à se souvenir des informations – Le simple fait de se souvenir légèrement mal d’une information peut rendre impossible la recherche de l’information réelle que l’on cherche dans sa boîte de réception. Ainsi, du temps peut être perdu à cause de ces simples trous de mémoire.
- La recherche dans de longs fils de courriels – Beaucoup d’entre nous ont déjà été pris dans un long fil de courriels qui semble ne jamais finir. Si c’est le cas, il peut vite devenir extrêmement difficile de trouver les informations détaillées dont vous avez réellement besoin dans ces fils.
Ce ne sont là que quelques-uns des domaines dans lesquels les employés peuvent avoir du mal à trouver rapidement les informations dont ils ont besoin.
Pourquoi la recherche de courriels a besoin de sa propre stratégie
Il est grand temps que les entreprises commencent à envisager de doter la recherche de courriels de sa propre stratégie. La façon dont les données sont structurées donne à elle seule à un employeur de nombreuses raisons d’envisager une stratégie complète spécifiquement pour les recherches de courriels. Par exemple, différents courriels peuvent contenir :
- Des conversations en fil de discussion
- Des métadonnées
- Des pièces jointes et des images
Ce sont toutes des catégories différentes à rechercher, et il est essentiel que les employés disposent de tous les outils nécessaires pour faire le tri et accéder aux détails dont ils ont réellement besoin. Les outils de recherche traditionnels ne suffisent pas dans cet environnement, mais un outil de recherche avancée peut permettre aux employés d’accéder plus rapidement aux informations dont ils ont besoin des manières suivantes :
- Recherches filtrées – Au lieu d’une recherche simple d’un terme donné, une recherche filtrée permet de parcourir une boîte de réception entière via des filtres tels que la date d’envoi, l’objet, l’expéditeur, etc. Cela réduit le nombre total de courriels renvoyés dans la recherche afin que l’utilisateur puisse trouver plus rapidement ce qu’il cherche.
- Étiquetage, archivage et organisation par mots-clés – Il est également possible de développer une stratégie de recherche de courriels où l’on peut étiqueter certains courriels au fur et à mesure qu’on les consulte pour les retrouver plus facilement par la suite. Cette personne peut même ajouter des mots-clés spéciaux dans les étiquettes pour les faire apparaître immédiatement lorsque ces mots-clés sont recherchés. Cela peut produire des résultats de recherche plus rapidement et réduire le temps total nécessaire pour trouver certains courriels.
- Intégrer la recherche de courriels dans l’écosystème de bureau plus large – Il n’est pas nécessaire de séparer complètement vos systèmes de recherche de courriels des stratégies de recherche plus larges que vous utilisez pour la recherche sur le bureau. Au contraire, en intégrant votre stratégie de recherche de courriels à votre recherche de bureau plus large, vous pouvez permettre de rechercher les deux en même temps.
Si vous appliquez ces stratégies à vos efforts de recherche, vous verrez des résultats presque immédiatement, et les avantages s’accumuleront.
Comment une recherche de bureau plus intelligente transforme la productivité
Copernic Desktop & Cloud Search aide à combler le fossé entre l’indexation des anciens courriels et leur disponibilité pour des recherches instantanées. Vous voudrez disposer des deux options : la capacité de stocker de grands volumes de courriels et la commodité d’y accéder en cas de besoin. Notre système indexe vos courriels, ce qui vous permet de les conserver en toute sécurité tout en les rendant faciles à rechercher et à récupérer.
Cet outil offre une recherche unifiée de tous vos fichiers sur votre bureau, votre boîte de réception, etc. C’est un outil convivial qui facilite plus que jamais la recherche de tous les fichiers dont vous avez besoin, quand vous en avez besoin, rapidement.
Conseils pour élaborer une stratégie de recherche de courriels efficace
Une stratégie de recherche de courriels efficace ne peut voir le jour que si tous les membres de votre équipe y adhèrent. C’est pourquoi vous devriez appliquer quelques conseils simples pour vous assurer de tirer le meilleur parti de votre stratégie de recherche de courriels. Voici quelques recommandations :
- Créez des habitudes de recherche intelligentes – Encouragez tous les membres de votre équipe à commencer à inclure des étiquettes sur les courriels qu’ils sont susceptibles de devoir consulter à l’avenir. Ils peuvent créer un système d’étiquetage qui leur est propre, mais l’important est qu’ils appliquent les étiquettes pour faciliter le processus de recherche à l’avenir.
- Utilisez des mots-clés cohérents – Essayez de conserver des mots-clés cohérents dans le temps pour retrouver plus facilement les courriels pertinents. Ces mots-clés sont le moyen le plus rapide de rechercher des informations sans perdre de temps.
- Adoptez un outil de recherche intelligent – Utilisez un outil de recherche intelligent tel que Copernic Desktop & Cloud Search pour rechercher de manière transparente tous vos fichiers rapidement et avec les filtres que vous lui désignez.
Respectez ces habitudes et vous serez étonné des progrès que vous pourrez réaliser en peu de temps.
Réappropriez-vous votre temps
Comme nous l’avons dit au début, votre temps est votre ressource la plus précieuse, et nous n’en avons qu’une quantité limitée. Assurez-vous de ne pas perdre de temps avec des recherches inefficaces. Vous pouvez devenir plus productif au travail et voir des résultats rapides en appliquant un filtre de recherche intelligent à chaque recherche que vous et votre équipe effectuez.
Rendez votre vie professionnelle plus productive et reprenez le contrôle de votre temps en utilisant Copernic Desktop & Cloud Search pour une expérience de recherche plus puissante et plus claire. Commencez à reprendre votre temps avec un essai gratuit de 30 jours de Copernic.
