Arrêtez de chercher, commencez à travailler : comment la recherche de bureau moderne transforme la productivité au travail

La société bénéficie des technologies les plus avancées jamais créées, et pourtant, de nombreux travailleurs passent encore énormément de temps simplement à chercher des informations. Le travailleur intellectuel moyen passe 2,8 heures par semaine uniquement à chercher des informations qui devraient être à portée de main. Ajoutez à cela le fait qu’il existe de nombreuses autres sources de perte de productivité auxquelles ces travailleurs peuvent également être confrontés, et vous devez reconnaître que de nombreuses entreprises paient des employés pour des périodes significatives durant lesquelles ils ne contribuent pas directement au résultat net.

Pour résoudre ce problème, nous devons tous nous concentrer sur la manière d’utiliser des outils professionnels modernes pour économiser du temps et renforcer la productivité.

La perte de productivité : pourquoi nous perdons autant de temps à chercher

La première chose que nous devons reconnaître au sujet des pertes de productivité est ce qui les cause précisément. Pourquoi les employés se retrouvent-ils à gaspiller autant de leur journée de travail à faire des choses qui ne devraient pas prendre autant de temps ? Il existe clairement de nombreuses causes profondes à ce problème, et nous devrions essayer de les décomposer en plus petits éléments. Voici quelques-unes des principales raisons pour lesquelles des heures de productivité sont perdues chaque jour :

Un espace de travail désordonné – Qui parmi nous n’est pas coupable d’avoir au moins un peu de désordre sur son poste de travail de temps en temps ? Bien que cela puisse sembler anodin à première vue, même un peu de désordre peut faire perdre un temps précieux à un individu qui cherche à retrouver l’information dont il a besoin.

Surcharge d’informations – L’employé de bureau moyen reçoit 121 e-mails par jour ! Ajoutez à cela les autres notifications auxquelles il doit faire face, et il devient rapidement évident que beaucoup de ces travailleurs se sentent dépassés par la quantité d’informations qu’ils doivent traiter. Cela signifie également qu’ils peuvent se perdre dans ces détails et finir par avoir du mal à trouver les documents nécessaires pour accomplir leur travail efficacement.

Ces éléments ont un impact concret et préjudiciable, car une quantité importante de temps est réellement perdue à chercher des fichiers.

De la chasse aux fichiers au flux d’informations : ce que signifie réellement la « recherche de bureau moderne »

Il existe des outils de recherche modernes qui surpassent largement les capacités de ceux des années précédentes. Bien que les outils de recherche standard du système d’exploitation soient un bon point de départ, ils n’offrent pas la couverture de recherche complète nécessaire pour être utiles dans la plupart des situations professionnelles. Vous devez plutôt considérer ce que les outils de recherche de bureau modernes peuvent faire pour vous.

Voici quelques-unes des capacités des outils de recherche modernes :

Indexation – La recherche moderne utilise une technologie d’indexation puissante pour vous aider à retrouver des fichiers même lorsque vous ne vous souvenez pas des noms exacts ou des mots utilisés. Plutôt que de compter uniquement sur des correspondances précises, la recherche indexée analyse et organise à l’avance le contenu et les métadonnées de vos fichiers. Cela signifie que lorsque vous entrez un terme de recherche même vaguement lié à ce que vous cherchez, le système peut rapidement retrouver les documents les plus pertinents. L’indexation garantit que vos fichiers sont découvrables en fonction de leur contenu, de filtres, de métadonnées et pas seulement de titres exacts.

Intégration multiplateforme (local + cloud + e-mail) – Les affaires ne se font plus sur une seule plateforme de nos jours. Il est donc impératif que les outils de recherche modernes s’adaptent à notre manière de travailler. L’intégration multiplateforme est considérée comme un incontournable des outils de recherche modernes, et elle permet à l’utilisateur de trouver ce qu’il cherche quel que soit l’appareil ou la plateforme qu’il utilise à un moment donné.

Recherche au niveau du contenu – Enfin, les outils de recherche modernes permettent également des recherches au niveau du contenu. Cela signifie que l’on ne recherche pas uniquement le nom du fichier, mais également toute information associée contenue dans le fichier. Ainsi, une seule recherche peut explorer simultanément des fichiers, des PDF et tout autre type de documentation dont on pourrait avoir besoin.

Transformer la productivité grâce à une meilleure recherche

Ce n’est pas forcément un sujet qui vient immédiatement à l’esprit lorsque l’on pense à améliorer la productivité, mais simplement améliorer la manière dont les employés recherchent l’information peut avoir des effets positifs majeurs sur leur productivité globale. Cela se manifeste de plusieurs façons, notamment :

Trouver l’information immédiatement – Finis les micro-retards liés à un système de recherche médiocre. Faites plutôt confiance à des outils de productivité modernes permettant aux employés de trouver rapidement ce qu’ils cherchent.

Rester dans le flux – Un avantage souvent négligé de la recherche de bureau moderne est qu’elle aide les employés à rester dans un état de flow. Ils n’ont plus besoin de passer constamment d’une application à une autre pour chercher une information, ce qui leur permet de rester plus concentrés sur leur tâche et d’accomplir davantage.

Une meilleure organisation sans effort – Parce que la recherche indexe automatiquement le contenu et les métadonnées, les utilisateurs n’ont pas besoin de maintenir des structures de dossiers parfaites ni de se souvenir des titres exacts. Cela réduit la charge cognitive et rationalise les flux de travail au sein des équipes.

Ce sont les types d’éléments qui peuvent avoir un impact considérable sur la manière dont le travail est réalisé, et il est judicieux de garder cela à l’esprit lorsque vous envisagez d’intégrer des programmes de recherche de bureau modernes.

Comment maîtriser la recherche de bureau dans votre flux de travail quotidien

Voyons maintenant ce que vous pouvez faire pour intégrer la recherche de bureau moderne dans votre flux de travail quotidien. Vous pouvez transformer la façon dont vous et les autres trouvez les informations grâce à ces étapes :

Étape 1 – Choisissez un outil de recherche unifié qui fonctionne bien dans votre environnement. Essayez de vous fixer sur un outil qui vous offre tous les avantages dont vous avez besoin et d’en maîtriser l’usage.

Étape 2 – Indexez chaque fichier que vous utilisez afin qu’il soit facilement recherchable à l’avenir. Vous ne savez jamais quand vous pourriez avoir besoin d’une information particulière et vous devez pouvoir y accéder.

Étape 3 – Apprenez vos raccourcis de filtrage pour gagner encore plus de temps et fouiller vos bases de données efficacement.

Étape 4 – Automatisez les types de requêtes que vous utilisez fréquemment. Cela vous permettra de réaliser les demandes les plus courantes en quelques clics seulement.

Étape 5 – Passez régulièrement en revue votre système et optimisez-le chaque fois que possible. Vous pouvez toujours améliorer ce que vous avez mis en place.

Le changement de mentalité : passer de l’organisation à la récupération

Il y a un véritable changement culturel qui se produit lorsque vous commencez à utiliser efficacement les outils de recherche de bureau modernes. Vous devriez adopter ce changement et le promouvoir dès que possible. Idéalement, davantage de personnes devraient suivre cet exemple et commencer à prendre ce processus au sérieux. Après tout, cela demande un véritable effort d’équipe pour passer du style de recherche basique auquel vous êtes probablement habitué à quelque chose de plus efficace.

Ne comptez pas uniquement sur votre mémoire ou sur un plan organisationnel improvisé que vous avez mis en place il y a quelque temps. Optez plutôt pour un système organisé dont vous savez qu’il fonctionnera pour vous.