Computer cleanup before the holidays

Évitez l’indigestion de données après les Fêtes : Meilleures pratiques pour le nettoyage des informations de fin d’année 

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La saison des Fêtes bat son plein, remplie de joie et de moments passés avec les amis et les proches. Cependant, après les Fêtes, la gueule de bois des données frappe. Vous fixez l’écran de votre ordinateur, réalisant que vos fichiers sont désorganisés, qu’il y a des giga-octets (ou même plus) de données dont vous n’avez pas besoin, et soudain, vous devez vous en occuper. Au lieu de subir une gueule de bois des données des Fêtes remplie de fichiers non gérés, de doublons, de versions obsolètes et de désordre après une année chargée, agissez maintenant pour l’éviter ! La fin d’année est le moment idéal pour nettoyer votre écosystème d’informations, créant une structure de fichiers solide et des capacités de recherche rapide pour augmenter la productivité à l’arrivée de la nouvelle année. 

Commencez par un inventaire des fichiers : Que possédez-vous réellement ? 

La première étape de tout processus de gestion de données consiste à faire un inventaire de ce que vous avez. Commencez par identifier où les fichiers clés sont stockés. Pensez à vos serveurs, votre stockage en nuage, votre SGE (Système de Gestion Électronique de documents) et vos lecteurs partagés : tous les endroits où le désordre numérique s’accumule simplement avec peu de chance de répit. Vous devrez tous les examiner pour réduire l’accumulation, tout comme vous le feriez avec des documents physiques. 

Identifiez les points chauds du désordre 

Notez vos répertoires à fort volume et les points chauds du désordre. Où avez-vous le plus de documents stockés ? Y a-t-il des endroits où il est difficile ou peu pratique d’accéder à des fichiers ou documents spécifiques, ou où vous avez du mal à trouver les informations dont vous avez besoin ? 

Évaluation de la prolifération des fichiers 

Avec le temps, il est facile que les fichiers prolifèrent de manière incontrôlée. Certains membres de l’équipe ou départements peuvent ne pas avoir de convention claire pour nommer et enregistrer les fichiers. D’autres peuvent simplement générer un grand volume de données ou de multiples documents, ce qui entraîne des défis d’organisation accrus avec le temps. Assurez-vous de savoir qui sont ces départements, non seulement pour que vous puissiez faire le ménage maintenant, mais aussi pour que vous puissiez chercher des stratégies pour y remédier à l’avenir. 

Identifiez les défis et les fichiers inutiles 

Les outils d’analyse de fichiers peuvent identifier rapidement et efficacement de nombreux défis qui occupent de l’espace de stockage inutile ou posent des risques de version futurs. Cela peut inclure : 

  • Les doublons 
  • Les fichiers volumineux 
  • Le contenu inutilisé 

Lorsque vous savez où se trouvent les zones problématiques, vous pouvez facilement les nettoyer et potentiellement diminuer le temps passé à gérer ces problèmes à l’avenir. 

Standardisez les conventions de nommage avant de nettoyer 

L’utilisation de conventions de nommage cohérentes rend la recherche des documents dont vous avez besoin, au moment où vous en avez besoin, beaucoup plus facile. Des conventions de nommage cohérentes signifient que n’importe qui, de n’importe quel département, peut facilement rechercher le contenu dont il a besoin et savoir qu’il s’agit de la dernière version d’un document. Les stratégies courantes incluent l’utilisation de : 

  • Dates 
  • Départements 
  • Types de documents 
  • Noms ou numéros de clients 

Lorsque vous améliorez vos conventions de nommage, tenez compte des métadonnées dont les chercheurs pourraient avoir besoin pour accéder aux informations qu’ils recherchent, que ce soit la date de création d’un document, le client ou le type spécifique d’information qu’il contient. 

Conseils pour une gestion claire des versions en fin d’année 

Si vous n’avez pas de convention de nommage claire en place, il est facile de se retrouver avec des noms de fichiers comme « FINAL_v4_VRAIMENT_FINAL » ou « FINALFINAL_JE_VOUS_JURE_CETTE_FOIS_CI » dans votre base de données. Essayez quelques-uns de ces conseils pour rationaliser la gestion des versions et améliorer votre capacité à localiser facilement le document final réel. 

  • Incluez des zéros non significatifs (01, 02, 03) dans votre nom de fichier initial pour améliorer le tri numérique. 
  • Faites la différence entre les changements majeurs (qui nécessitent une toute nouvelle version) et les changements mineurs (qui pourraient être un changement de point décimal, Version01 à Version02 contre Version01 à Version 01.1). 
  • Utilisez le format de date ISO, avec l’année en premier, pour garantir un ordre chronologique au fil de l’année. 

Ces stratégies facilitent la navigation dans les documents tout au long de l’année et au-delà. 

Structurez vos dossiers pour une recherche plus rapide 

Lorsque vous structurez vos dossiers, vous avez plusieurs options. Les structures de dossiers peu profondes utilisent relativement peu de dossiers afin que vous puissiez facilement voir et parcourir de nombreux documents en même temps, tandis que les structures de dossiers profondes utilisent une série de dossiers imbriqués plus complexe pour organiser plus complètement les documents en question. Celle que vous choisirez peut dépendre de plusieurs facteurs, y compris le nombre de documents que vous allez parcourir. Gardez à l’esprit que la structure peu profonde facilite la visualisation de plusieurs fichiers à la fois, tandis qu’une structure imbriquée profonde peut faciliter la recherche de documents ou de fichiers spécifiques dans de grandes quantités de données. 

Créez votre structure de dossiers basée sur une hiérarchie logique. Vous pouvez vouloir les structurer par action : actif, archive et terminé, par exemple. Éliminez les dossiers redondants ou hérités qui ont le potentiel de semer la confusion chez les utilisateurs et établissez des règles et des conventions à l’échelle du département pour garantir la cohérence. 

Optimisez les métadonnées pour une recherche de fichiers plus puissante 

Les métadonnées améliorent la recherche bien au-delà des noms de fichiers. Elles permettent aux utilisateurs de rechercher plus facilement des informations spécifiques même s’ils ne connaissent pas le nom d’un fichier ou s’il leur manque des informations importantes. Les métadonnées doivent inclure tous vos champs essentiels. Cela peut signifier : 

  • Type de document 
  • Client 
  • Numéro de projet 
  • Date 
  • Propriétaire 
  • Statut du projet ou du fichier 

Utilisez le logiciel de recherche de bureau et en nuage de Copernic pour rechercher des métadonnées et trouver vos fichiers rapidement. De bonnes métadonnées permettent une récupération plus rapide et réduisent le temps perdu, afin que vous puissiez être plus confiant dans votre capacité à trouver exactement ce que vous cherchez. 

Utilisez des outils de recherche pour identifier les fichiers à archiver ou à supprimer 

Une fois que vous avez identifié les zones problématiques potentielles et rationalisé les conventions de nommage, de stockage et de métadonnées pour l’avenir, il est temps d’identifier les fichiers dont vous n’avez plus besoin. Effectuez des recherches ciblées pour trouver : 

  • Anciennes versions 
  • Fichiers en double 
  • Formats obsolètes 
  • Documents non modifiés depuis plus de 12 mois 

Il y a de fortes chances que ce soient des documents dont vous n’aurez plus besoin à l’avenir. Cependant, avant de supprimer ou d’archiver des fichiers en masse, créez une sauvegarde pour vous assurer de ne pas perdre de données dont vous pourriez avoir besoin plus tard. Ensuite, définissez clairement vos règles : des plages de dates, un trafic ou des types de fichiers spécifiques. Si vous traitez de grandes quantités de données, vous pouvez vouloir supprimer ou archiver par lots en plus petites quantités pour éviter le risque d’erreurs. 

Les avantages des nettoyages planifiés basés sur la recherche tout au long de l’année 

Voulez-vous réduire de manière significative les gueules de bois des Fêtes tout au long de l’année et améliorer la bonne humeur générale ? Considérez les avantages des nettoyages réguliers basés sur la recherche : 

  • Réduire le désordre virtuel et améliorer les temps de recherche toute l’année 
  • Améliorer la précision de la recherche 
  • Augmenter l’efficacité 
  • Utiliser les ressources plus efficacement 

Les inscrire à votre calendrier dès maintenant peut rationaliser les opérations toute l’année, vous permettant un plus haut degré de productivité et une frustration diminuée. 

Centralisez vos fichiers pour éliminer la fragmentation 

Le stockage dispersé tel que les lecteurs locaux, les pièces jointes d’e-mails et les outils de nuage personnels peut comporter plusieurs risques. Il est facile que les sauvegardes soient négligées avec ces stratégies, ce qui peut signifier que vous perdez des documents clés sans même vous en rendre compte. De plus, il peut être beaucoup plus difficile de suivre l’historique des versions ou de se tenir au courant des dernières modifications apportées au document. Essayez plutôt de consolider vos fichiers dans un emplacement centralisé, généralement un SGE unique ou un environnement partagé. L’utilisation des conseils déjà discutés pour le nommage et la hiérarchie des documents peut faciliter le regroupement de ces documents en un seul endroit et simplifier la recherche pour tous vos utilisateurs. Une fois que vous avez créé vos conventions et votre hiérarchie, utilisez la recherche pour détecter les dépôts de fichiers en double sur les systèmes et les consolider en un seul endroit. 

Renforcez le contrôle d’accès et les autorisations avant la nouvelle année 

Avant que l’élan de productivité de la nouvelle année n’arrive au bureau, assurez-vous que les bons fichiers sont accessibles aux bonnes personnes. Effectuez des audits d’autorisations à l’aide d’outils de recherche de fichiers pour détecter les anomalies. Non seulement cela facilite la mise au pas de tout le monde pendant la saison des Fêtes, mais le nettoyage de ces autorisations maintenant prévient les risques de sécurité pendant les absences des Fêtes. 

Archivez plus intelligemment, pas plus difficilement 

Développez une stratégie d’archivage basée sur des règles de conservation. Établissez des limites claires basées sur la date et la fréquence d’accès aux documents. Séparez les « fichiers froids » (ceux qui sont rarement consultés mais toujours utilisés occasionnellement) des « fichiers actifs » (ceux qui sont en utilisation active et régulière) pour vous assurer de ne pas archiver par erreur quelque chose qui est nécessaire régulièrement, même si c’est peu fréquent. Utilisez des requêtes de recherche basées sur ces dates et cette utilisation pour créer des flux de travail d’archivage automatique qui garantissent que les documents sont automatiquement déplacés lorsqu’ils atteignent ces critères. 

En plus d’automatiser les archives, assurez-vous qu’elles soient consultables. De cette façon, les anciens fichiers ne disparaissent pas dans un trou noir (comme cette décoration de Noël que vous savez être au fond d’une boîte oubliée depuis longtemps quelque part). 

Automatisez votre processus de nettoyage de fichiers 

Ne laissez pas votre processus de nettoyage de fichiers au hasard. Au lieu de cela, planifiez des recherches récurrentes pour ces tâches de nettoyage, y compris les doublons, les fichiers anciens et les métadonnées incomplètes, et créez des règles à l’échelle de l’équipe pour que tout le monde contribue à un système plus propre. L’utilisation d’outils d’automatisation au sein de votre SGE peut maintenir l’ordre toute l’année. 

Préparez-vous pour la nouvelle année avec un nettoyage de fichiers 

Fichiers propres = recherche plus rapide = productivité accrue. Traitez votre nettoyage numérique de fin d’année comme un entretien saisonnier : une tâche nécessaire pour assurer le bon fonctionnement de votre entreprise pendant la saison des Fêtes et dans la nouvelle année. Mettez en œuvre des flux de travail de recherche et de nettoyage de fichiers avant que le chaos des Fêtes ne s’installe. Vous voulez rendre la recherche de fichiers plus rapide et plus efficace ? Essayez Copernic pour voir comment notre logiciel de recherche peut rationaliser votre gestion de documents et augmenter votre productivité.