L’ère de la surcharge d’information : Gérer l’information dans l’environnement de travail numérique
Nous vivons à l’ère de la surcharge d’information. Notre environnement de travail numérique moderne nous bombarde d’e-mails, d’applications infonuagiques et de notifications constantes. La définition du dictionnaire de l’infobésité, aussi connue sous la surcharge d’information, est le fait de recevoir trop d’informations et d’être incapable d’y réfléchir de manière claire. Cela peut signifier que vous commencez à ignorer certaines choses. Cela peut signifier que vous vous déconnectez et que vous avez besoin de prendre plus de pauses. L’information numérique arrive plus vite que nos cerveaux n’ont évolué pour la traiter. Nous devons nous frayer un chemin à travers ces informations, y compris le bruit non pertinent, simplement pour prendre des décisions raisonnables. Les nouvelles technologies, y compris l’IA, menacent d’aggraver encore la surcharge d’information.
Une gestion plus intelligente de l’information améliore la productivité et la concentration en atténuant les problèmes causés par la surcharge d’information.
Le coût réel de la surcharge d’information
La surcharge d’information affecte votre cerveau et votre façon de travailler. Elle a un impact sur la productivité de diverses manières, notamment :
- La fatigue décisionnelle. Si nous devons prendre trop de décisions dans une journée, notre cerveau se fatigue littéralement. Nous commençons à prendre de moins bonnes décisions. La surcharge d’information augmente le nombre de décisions sans conséquence que vous devez prendre, ce qui peut avoir un impact sur votre capacité cognitive à en prendre de plus importantes.
- L’augmentation du stress et de l’épuisement professionnel. La surcharge d’information peut faire monter en flèche notre niveau de stress et même entraîner un épuisement professionnel. Il se peut même que nous ne remarquions pas que les informations de fond affectent notre stress et notre humeur.
- Le travail perdu ou dupliqué. Un des aspects de la surcharge d’information est l’incapacité à tout suivre. Lorsque l’une de ces balles tombe, cela peut entraîner l’impossibilité de trouver des informations cruciales, comme l’endroit où nous avons stocké un fichier. Nous pouvons même penser qu’il a disparu et le refaire.
- La difficulté à trouver des documents essentiels. Un autre élément est de perdre la trace de l’endroit où nous avons mis un document essentiel et de ne pas pouvoir le retrouver lorsque nous en avons besoin rapidement.
La surcharge d’information peut également nous amener à passer trop de temps à essayer de gérer l’information au lieu de faire notre travail.
Sources courantes de surcharge d’information
Alors, qu’est-ce qui aggrave la surcharge d’information ? Une mauvaise gestion de l’information est le principal facteur. Nous ne pouvons pas faire grand-chose contre la quantité d’informations qui nous parvient chaque jour, mais nous pouvons nous attaquer à ces sources courantes :
- Le stockage fragmenté. Que se passe-t-il lorsque vous avez des choses dans le nuage, d’autres sur le lecteur C:, d’autres dans cet e-mail archivé, d’autres dans le tiroir de votre bureau ? Vous devez garder une trace d’une information supplémentaire inutile : dans quel espace de stockage avez-vous mis l’information ?
- Les e-mails et notifications excessifs. Beaucoup d’entre nous reçoivent des centaines d’e-mails par jour. Certaines personnes peuvent en recevoir des milliers. Ajoutez à cela les applications téléphoniques, les messages texte, les notifications des médias sociaux, etc. Cela peut conduire à ce qu’on appelle la fatigue des alertes, qui entraîne alors le manquement de notifications importantes. Par exemple, ignorer un texto important de votre patron parce que vous pensiez que c’était une autre notification d’application.
- De mauvaises conventions de nommage de fichiers et une structure de dossiers incohérente. Si vous ne nommez pas un fichier de manière intuitive, votre cerveau doit travailler plus dur pour se souvenir de comment vous l’avez appelé.
- Les fichiers en double et les versions obsolètes. Nous avons tous utilisé la convention de nommage Texte_FINAL_VERSION3_FINAL_VRAIMENTCETTEFOIS qui vous fait perdre le fil des versions et envoyer la mauvaise à quelqu’un.
Tout cela peut être atténué par une bonne gestion de l’information.
Pourquoi la recherche traditionnelle n’est pas suffisante
Certaines personnes utilisent simplement la recherche de fichiers pour trouver des choses. Cependant, les outils de recherche traditionnels natifs du système d’exploitation et du nuage ne peuvent trouver le fichier que si vous vous souvenez de son nom. Vous devrez peut-être passer d’un moteur de recherche à l’autre pour différents emplacements. Les résultats de recherche manquent de contexte et de pertinence. C’est idéal si vous savez que vous avez nommé le fichier X, mais beaucoup moins pour les recherches contextuelles.
Stratégies pour gérer la surcharge d’information
Voici quelques conseils et stratégies pour gérer la surcharge d’information et améliorer la productivité :
- Centraliser l’accès à l’information
L’utilisation d’un outil de recherche unifié tel que Copernic vous permet de rechercher dans le contenu local, infonuagique et par e-mail. Vous pouvez rechercher un fichier sans vous souvenir où vous l’avez mis, ou même une phrase d’un fichier dont vous vous souvenez. Plus besoin de passer d’une application à l’autre et vous n’avez pas à retenir l’emplacement.
- Améliorer la recherche et la récupération
La recherche avancée peut également aider. Vous pouvez rechercher non seulement par nom de fichier, mais aussi par contenu, comme le nom d’un client. Vous pouvez utiliser des filtres et des aperçus pour éliminer les fichiers non pertinents et voir rapidement si vous avez le bon. Les recherches enregistrées sont utiles pour les fichiers fréquemment récupérés.
- Organiser plus intelligemment, pas plus difficilement
Nous avons tendance à résoudre nos problèmes d’organisation en créant des structures de dossiers rigides au motif que tout est alors à sa place, jusqu’à ce que ce ne soit plus le cas. L’utilisation de la recherche avancée réduit notre dépendance à ces structures et nous aide à trouver les fichiers placés accidentellement au mauvais endroit.
Utilisez des conseils pratiques tels que des systèmes de nommage de fichiers, une organisation visuelle par la couleur et des systèmes d’étiquetage de fichiers qui peuvent ensuite se combiner à la recherche pour vous aider à trouver tous les fichiers dont vous avez besoin.
- Réduire le bruit numérique
Commencez par désactiver les notifications de ces applications. De nombreuses applications, en particulier les applications de médias sociaux, sont configurées par défaut avec le plus grand nombre de notifications possible. Vérifiez les paramètres de toutes vos applications et désactivez toutes les notifications dont vous n’avez pas besoin. Évitez d’ajouter de nouvelles notifications. Idéalement, toutes vos notifications devraient être importantes.
Désabonnez-vous des bulletins d’information numériques et des listes de diffusion que vous ne lisez pas, utilisez des filtres anti-spam et désactivez les alertes par e-mail. Encore une fois, tous vos e-mails devraient avoir de l’importance.
Fixez des limites à votre consommation d’informations et n’hésitez pas à dire aux gens quand ils vous en envoient trop.
Comment Copernic aide à réduire la surcharge d’information
Copernic Desktop & Cloud Search peut vous aider à réduire votre surcharge d’information. Notre recherche rapide et sécurisée fonctionne sur plusieurs sources de données et appareils, tout en gardant vos données sensibles en local (contrairement à l’utilisation d’une recherche web pour rechercher des fichiers).
Plus besoin de passer d’une application et d’un moteur de recherche à l’autre. Plus besoin de vous creuser la tête parce que vous ne vous souvenez plus si vous avez stocké un fichier localement ou dans le nuage. Les e-mails sont également intégrés, ce qui vous permet de retrouver cette satanée pièce jointe.
Meilleures pratiques pour un environnement de travail numérique plus concentré
La première règle pour votre lieu de travail devrait être d’établir des directives de gestion de l’information. Les employés doivent apprendre à faire des choses comme réduire le bruit numérique et utiliser des conventions de nommage normalisées. Les conventions normalisées améliorent également la collaboration en aidant les gens à trouver un fichier sur lequel un autre membre de l’équipe travaillait.
Formez vos équipes à la recherche efficace de fichiers et de données, y compris à l’utilisation de la recherche avancée pour localiser les fichiers par leur contenu. Examinez régulièrement vos actifs numériques et assurez-vous que vous n’avez pas d’applications inutiles qui envoient des notifications à tout le monde.
Transformer l’information en avantage
La surcharge d’information peut réduire la productivité, augmenter le stress et la fatigue décisionnelle, et ralentir tout le monde. Une gestion proactive de l’information garantit que tous les membres de votre équipe disposent des informations dont ils ont besoin à portée de main sans être surchargés.
La surcharge d’information n’est pas inévitable. C’est un problème que vous pouvez résoudre ou du moins atténuer. Si votre équipe est aux prises avec la surcharge d’information, découvrez comment Copernic peut l’aider à travailler plus intelligemment. Contactez-nous pour plus d’informations ou commencez votre essai dès aujourd’hui.
