Pourquoi les logiciels d’indexation de courriels changent-ils la donne pour votre boîte de réception? 

Dans le monde des affaires d’aujourd’hui, presque tout se fait par courriel. Les attributions des tâches, le partage de fichiers, la gestion des comptes, tout cela se trouve quelque part dans les piles archivées de vos courriels. Lorsque vous devez retrouver un courriel précis – ou un fichier dans un courriel – la recherche est rarement facile. Vous avez peut-être reçu trop de courriels de l’expéditeur ou vous ne vous souvenez plus du titre de la chaîne de courriels.  

Il n’est que trop fréquent d’alterner entre des résultats de recherche de courriels qui sont longs de centaines de courriels et une recherche qui n’aboutit à rien. En effet, les fonctions de recherche intégrées dans la plupart des systèmes de messagerie électronique, de Gmail à Outlook, ne sont pas sophistiquées et ne permettent pas d’effectuer les recherches avancées qu’exige une archive d’informations aussi volumineuse. 

Lorsqu’il s’agit de trier des années – voire des décennies – de courriels, vous avez besoin d’une recherche d’indexation avancée pour passer en revue les moindres détails du contenu des courriels ou des fichiers que vous recherchez. 

Qu’est-ce que l’indexation des courriels? 

L’indexation des courriels est le processus de construction d’un système de recherche complexe et réactif qui inclut tous les aspects de vos courriels – pas seulement l’expéditeur ou la date, mais aussi le contenu de vos courriels, les types de fichiers qui y sont attachés et la façon dont ces éléments d’information fonctionnent ensemble. Vous devez pouvoir restreindre votre recherche à l’aide de plusieurs paramètres, et non de l’élargir.  

L’indexation des courriels rend cela possible grâce à une structure de recherche plus complète. Lorsque vos courriels sont correctement indexés, il est beaucoup plus facile de trouver les courriels, les dossiers et les fichiers dont vous avez besoin en vous basant sur les détails dont vous vous souvenez à propos de ce que vous recherchez. 

Recherche de n’importe quel fragment d’information de courriel 

L’avantage de l’indexation des courriels est que vous pouvez rechercher n’importe quel fragment d’information dont vous vous souvenez à propos du courriel dont vous avez besoin. Vous devriez pouvoir effectuer une recherche sur une plage de dates ou sur des mots et des phrases précises dont vous vous souvenez dans le contenu du courriel. Vous pouvez effectuer une recherche par type de fichier ou par éléments du nom du fichier. 

Grâce aux fonctions de recherche avancées combinées à l’indexation des courriels, il devient possible d’affiner votre recherche de courriels pour trouver exactement les courriels et les fichiers que vous recherchez. C’est un grand soulagement pour tous ceux qui ont déjà cherché un courriel en ne se souvenant que partiellement de ce qu’ils devaient chercher. 

Pourquoi l’indexation de certains courriels ne semble-t-elle pas fonctionner 

Vous êtes certain que le courriel dont vous avez besoin contient le mot « ingénieux » et que peu d’autres courriels contiendront ce mot. Vous savez qu’un PDF y est joint et vous avez besoin de ce PDF. Mais lorsque l’on recherche le mot-clé « ingénieux » et un fichier PDF, rien n’apparaît. Cela peut être particulièrement déroutant avec des plateformes comme Outlook, qui prétend avoir une fonction d’indexation des courriels et de recherche avancée. 

C’est parce qu’Outlook, entre autres, souffre parfois d’un fichier index corrompu. Si le fichier d’index qui contient le courriel dont vous avez besoin est endommagé, le courriel n’apparaîtra pas dans les recherches, même si vous savez exactement ce que vous recherchez. 

Améliorer votre gestion des courriels avec Desktop Search de Copernic 

Copernic est un programme de recherche sophistiqué basé sur un index et capable de s’intégrer à votre messagerie Outlook. Desktop Search de Copernic contient tout ce dont vous avez besoin pour prendre le contrôle de vos courriels et trouver enfin tout ce que vous cherchez en quelques secondes. Copernic indexe rapidement et efficacement tous vos courriels, en identifiant les titres, les contacts, les dates, le contenu du texte et les fichiers joints, qui sont tous ajoutés à l’index très détaillé. Copernic peut ensuite effectuer une recherche rapide dans l’index pour identifier les courriels et les fichiers dont vous avez besoin, sur la base d’une analyse intuitive et détaillée de vos paramètres de recherche. 

Desktop Search de Copernic peut accéder aux courriels stockés localement et en ligne, ainsi qu’au stockage de fichiers local et dans le nuage, ce qui vous donne un accès complet et exhaustif pour rechercher facilement vos propres fichiers. Desktop Search de Copernic est une solution plus rapide pour trouver ce que vous cherchez.  

Recherche sophistiquée multipoints 

Lors de la recherche d’un fichier, vous pouvez définir une plage de dates, l’identité de l’auteur ou du destinataire, le dossier dans lequel il se trouve et les fichiers qu’il contient. Vous pouvez également élargir votre recherche et Copernic recherchera rapidement d’autres dossiers et des plages de dates adjacentes jusqu’à ce que vous trouviez les courriels et les fichiers dont vous avez besoin. 

Correspondance de données fragmentaires 

Il n’est pas nécessaire de se souvenir de l’ensemble du titre, du contenu ou des contacts du courriel. La correspondance des données fragmentaires fait partie des fonctions les plus performantes des recherches indexées par courriel. Cela signifie que si vous ne vous souvenez pas parfaitement de ce dont vous avez besoin, vous pouvez quand même retrouver le courriel manquant sans passer des heures à passer au peigne fin de longues listes de correspondances générales. 

Recherches enregistrées et répétables 

Il arrive souvent qu’un courriel important doive être trouvé plusieurs fois. Avec Copernic, vous pouvez sauvegarder vos recherches, puis revenir et refaire exactement la même recherche. Cela peut faciliter l’identification d’un groupe de courriels auxquels vous devez constamment faire référence, pour revérifier le fichier que vous avez extrait d’une précédente recherche de courriel ou pour retrouver un courriel que vous avez recherché il y a plusieurs mois à l’aide de paramètres de recherche sauvegardés. 

Vérifiez vos fichiers locaux 

Si vous cherchez désespérément un fichier que vous pensiez être dans vos courriels, Copernic peut également vérifier vos fichiers locaux. Il est ainsi possible de vérifier à la fois les courriels enregistrés localement et vos archives locales, au cas où le fichier n’aurait finalement pas été joint à un courriel. En fait, Desktop et Cloud Search de Copernic peut même vérifier votre stockage sur le nuage, de sorte que vous êtes sûr de retrouver ce fichier, quel que soit l’endroit où il s’est retrouvé. 

Indexez votre recherche de courriels avec Copernic 

Si vous êtes fatigué de perdre des courriels et des fichiers joints et que vous en avez assez des fonctions de recherche de courriels inefficaces, Desktop Search de Copernic est là pour vous aider. Avec Desktop Search de Copernic, vous pouvez trouver ce dont vous avez besoin rapidement et efficacement en utilisant toutes les informations dont vous vous souvenez sur le courriel ou le fichier. Copernic est sûr de le trouver. Essayez-le par vous-même avec notre essai gratuit de 30 jours de Copernic.