Comment Copernic Peut Aider les Comptables à Réduire le Temps de Recherche de Fichiers

Tous les comptables savent que le temps, c’est de l’argent, et qu’une bonne gestion de celui-ci est une ressource précieuse. Malheureusement, toutes les tâches comptables ne sont pas efficaces en termes de temps. L’une des activités les plus longues en comptabilité est la recherche de fichiers. Une récente enquête de Canopy a révélé que 69 % des comptables déclarent passer trop de temps à rassembler des documents pour leurs clients. De plus, 83 % affirment que rechercher le bon document est plus problématique que les rendez-vous manqués par les clients.

Le Défi des Multi-Plateformes en Comptabilité

Bien que de nombreux comptables (sinon la majorité) soient passés à des documents entièrement numériques, cette transition n’a pas toujours offert les gains d’efficacité escomptés. Trop souvent, les comptables doivent jongler avec des plateformes et des structures de stockage de fichiers différentes pour chaque fonction : une pour les factures, une autre pour les documents fiscaux, une pour les archives historiques, et une autre encore pour le partage de documents avec les clients. Environ 76 % des comptables utilisent des systèmes distincts pour la gestion des documents des clients et des collègues. Ils se retrouvent fréquemment à perdre du temps à passer d’une application à l’autre pour trouver précisément les fichiers dont ils ont besoin.

Heureusement, il existe une solution qui ne nécessite pas une migration massive vers un système unifié unique. Cette solution s’appelle Copernic Desktop & Search, un programme avancé de recherche de fichiers capable d’indexer et d’identifier l’emplacement des fichiers sur plusieurs systèmes locaux, réseaux et cloud en un clin d’œil. Cela permet aux comptables d’améliorer leur productivité de 51 % grâce à une plateforme unique, tout en conservant leur flux de travail multi-plateformes, qui s’est souvent formé organiquement selon les besoins de chaque cabinet.

Si vous faites partie des 71 % de comptables qui souhaitent une solution de recherche de fichiers plus performante que celle dont vous disposez aujourd’hui, Copernic peut vous aider à réduire considérablement le temps passé à chercher des fichiers et à atteindre votre véritable potentiel d’efficacité. Découvrons ensemble les capacités de Copernic Desktop & Cloud Search et comment elles peuvent rationaliser vos recherches de fichiers et votre flux de travail en comptabilité.

Recherche Centralisée de Fichiers sur Plusieurs Plateformes

Copernic peut accéder aux fichiers sur plusieurs plateformes, y compris les fichiers stockés localement, ceux présents sur le réseau de l’entreprise, et ceux hébergés sur divers services cloud.

L’un des plus grands défis auxquels les comptables sont confrontés aujourd’hui est l’approche multi-plateforme de la gestion financière. Chaque tâche financière est souvent gérée sur une plateforme différente avec son propre système de stockage de documents. Les factures, la paie, les impôts et les investissements peuvent chacun être traités par des logiciels distincts et des serveurs cloud séparés. Les données montrent également que les comptables doivent souvent gérer le partage de documents internes et externes avec une barrière entre les plateformes utilisées par leurs collègues et celles destinées aux clients. Bien que cette approche puisse renforcer la sécurité, elle ne facilite pas la recherche du bon document dans le cadre d’un flux de travail quotidien complet.

Plutôt que de perdre des heures à passer d’une plateforme à l’autre ou à essayer de se souvenir de l’endroit où vous avez vu pour la dernière fois le fichier nécessaire, vous pouvez connecter les plateformes fréquemment utilisées pour les rechercher toutes en même temps.

Filtres de Recherche Avancés pour Plus de Précision

Copernic vous permet également de rechercher vos documents avec une précision extrême. Ses filtres de recherche avancés offrent un niveau de précision que la plupart des fonctions de recherche intégrées aux plateformes ne peuvent atteindre. En comptabilité, des filtres de recherche affinés sont essentiels, car de nombreux documents sont presque identiques, à quelques détails près. Lorsque chaque facture possède un titre de document standardisé, mais avec des variations dans la date, les montants ou les charges détaillées, vous pouvez effectuer une recherche avec la précision nécessaire pour localiser rapidement et efficacement le document exact dont vous avez besoin pour chaque tâche.

Vous pouvez rechercher des fichiers par plage de dates et utiliser des opérateurs comme ET, OU, PAS, et PROCHE. Vous pouvez effectuer des recherches par titre ou par contenu à l’intérieur de chaque fichier. Il est également possible de chercher par métadonnées, comme l’auteur du fichier, le type de fichier ou sa taille.

Résultats Instantanés Grâce à la Recherche Indexée

Copernic atteint ses performances de recherche multi-plateforme grâce à un système d’indexation avancé. Ce système permet à Copernic de conserver un enregistrement des données des documents, qui peut être consulté instantanément une fois l’indexation terminée. Avec la recherche indexée, vous obtenez des résultats immédiats selon vos paramètres de recherche actuels et vous pouvez observer les résultats s’ajuster en temps réel à mesure que vous affinez vos filtres et vos critères de recherche.

En voyant vos résultats de recherche indexés s’afficher, vous apprendrez rapidement quelles stratégies et quels paramètres améliorent vos recherches. Cette réponse instantanée peut littéralement vous faire gagner des heures, autrefois perdues à attendre que les recherches se terminent, pour ensuite recommencer lorsque le document requis n’était pas trouvé à cause d’une plateforme incorrecte ou de filtres imprécis.

Intégration avec les Plateformes de Messagerie

En plus des nombreuses plateformes locales et Cloud sur lesquelles les comptables s’appuient, de nombreux documents sont également envoyés par courriel. Cela peut rapidement surcharger votre boîte de réception. Même si vous êtes minutieux dans le tri de vos courriels à leur arrivée, il reste souvent difficile de localiser les pièces jointes. La plupart des plateformes de messagerie ne permettent pas de scanner facilement le contenu des pièces jointes, et les clients envoient souvent des documents essentiels.

Une fois Copernic connecté à votre messagerie, il peut rapidement indexer vos courriels et vous aider à rechercher des documents parmi des milliers de courriels dans votre boîte de réception, vos dossiers de messagerie et vos archives.

Interface Conviviale

Enfin, Copernic facilite la navigation dans vos fichiers, quel que soit le nombre de plateformes que vous connectez, grâce à son interface intuitive. Copernic simplifie l’utilisation tout en gérant la complexité en arrière-plan, d’une manière compréhensible pour les comptables. Vous saisissez vos termes de recherche initiaux dans la barre supérieure, puis vous pouvez affiner vos recherches avec des filtres avancés situés sur le côté gauche.

Copernic propose des infobulles utiles pour guider votre processus de recherche à mesure que vous ajoutez des filtres et des conditions, jusqu’à ce que les bons documents apparaissent dans le panneau des résultats. Copernic vous indique alors où le fichier est stocké et vous aide à y accéder directement, sans avoir à ouvrir une demi-douzaine de plateformes pour accomplir votre tâche.

Libérez l’Efficacité de Votre Cabinet Comptable avec Copernic

Que votre flux de travail comptable implique trois ou quatre plateformes documentaires, ou une douzaine, Copernic Desktop & Cloud Search peut vous aider à optimiser vos processus. Trouvez chaque fichier dont vous avez besoin grâce à des résultats instantanés basés sur l’indexation et des filtres de recherche avancés que vous maîtriserez rapidement pour localiser chaque document en quelques instants. Découvrez tout le potentiel de Copernic avec un essai gratuit de 30 jours et trouvez vos fichiers en un clin d’œil !