Le coût commercial caché des fichiers et documents égarés 

Résumé 

Les documents d’entreprise égarés coûtent aux organisations bien plus que quelques minutes de perte de productivité. Les employés perdent un temps précieux à chercher des fichiers, à recréer des documents manquants et à gérer les interruptions de flux de travail qui ralentissent les projets et augmentent les coûts. Une mauvaise gestion des documents peut également entraîner des risques de non-conformité, des problèmes de sécurité et des opportunités commerciales manquées. En mettant en œuvre des pratiques de gestion de fichiers cohérentes et en utilisant des outils de recherche puissants comme Copernic Desktop & Cloud Search, les entreprises peuvent rapidement localiser des documents, améliorer la productivité et réduire les coûts cachés des informations perdues. 

Le coût commercial caché des fichiers et documents égarés 

Selon Gitnux, 63 % des travailleurs du savoir déclarent perdre du temps à chercher des informations au travail. Et ce n’est que le temps qu’ils remarquent perdre. En fait, tout le monde a déjà perdu au moins un peu de temps à traquer un document manquant. Est-ce dans une pièce jointe d’e-mail ? Sur un disque cloud ? Dans quel dossier l’avez-vous mis ? 

Ces recherches engendrent des coûts élevés. Non seulement les employés perdent du temps à chercher, mais ils interrompent les flux de travail, il faut du temps pour se remettre “dans le bain” après une interruption et pour dupliquer le travail. L’espace cloud est gaspillé par des fichiers en double. Et les fichiers perdus peuvent également générer des risques de non-conformité. 

Que sont les documents d’entreprise perdus ou égarés ? 

Pour la plupart, nous ne parlons pas de fichiers qui ont été définitivement supprimés. Les suppressions accidentelles arrivent, mais avec les systèmes de sauvegarde modernes, elles sont rares et généralement faciles à résoudre. 

Au lieu de cela, nous parlons de fichiers que vous ne trouvez tout simplement pas, pour de nombreuses raisons, notamment : 

• Enregistré sous un nom de fichier peu intuitif ou flou. 

• Stocké dans le mauvais dossier. Cela arrive souvent lors d’un changement de projet : les travailleurs peuvent par réflexe stocker un fichier dans le dossier de l’autre projet, et les logiciels essaient parfois d’être intelligents sur l’endroit où placer les choses. 

• Enfoui dans une pièce jointe d’e-mail. Beaucoup de gens ne téléchargent pas les pièces jointes tout de suite, puis les oublient. 

• Situé sur l’ordinateur d’un employé. Un employé peut enregistrer des fichiers localement au lieu du cloud par erreur. Ou il a pu travailler hors ligne pour une raison quelconque. 

• Stocké sur une plateforme cloud peu familière. C’est l’inverse : un système sauvegarde un fichier dans le cloud, mais l’employé pensait qu’il était stocké localement. 

• Classé sur un lecteur partagé obsolète. 

Tous ces problèmes entraînent la nécessité de s’arrêter, de réfléchir et de chercher le fichier à plusieurs endroits. 

Le coût direct de la recherche de documents perdus 

Le coût évident de la recherche de documents perdus est le temps perdu. Il ne faut peut-être que cinq minutes pour trouver le fichier, mais cela est ensuite multiplié par dix fois ce jour-là, par six employés, et vous comprenez l’idée. 

Le coût augmente encore si l’employé qui effectue la recherche est un professionnel hautement rémunéré. La recherche de fichiers en plein milieu d’un flux de travail est quelque chose que les gens sont plus susceptibles de faire eux-mêmes que de demander de l’aide, à moins qu’ils ne pensent que quelqu’un d’autre sait où il se trouve. 

Ensuite, il y a le coût beaucoup plus élevé de la recréation des documents perdus. Lorsque les gens ne trouvent pas un document, ils peuvent supposer qu’il a été supprimé accidentellement et recommencer. Les propositions, rapports, présentations, contrats et feuilles de calcul perdus prennent beaucoup de temps à recréer, un temps qui pourrait être bien mieux utilisé. 

Lorsque des fichiers manquent, vous faites également face à un coût d’opportunité. Si vous perdez un devis et devez le recréer, le client est mis en attente et peut aller voir ailleurs, par exemple. Les retards de réponse sur les contrats peuvent vous coûter de bonnes affaires avec les fournisseurs. 

Améliorer la vitesse de recherche peut ainsi vous faire économiser beaucoup d’argent. 

Les coûts opérationnels cachés 

Il faut en moyenne 25 minutes pour retrouver sa concentration après une interruption. De plus, même de courtes interruptions peuvent affecter votre précision lors de l’accomplissement des tâches. Chaque fois qu’un travailleur est interrompu pour chercher un fichier, une productivité importante est perdue. 

Un seul document manquant peut affecter plusieurs personnes dans plus d’un département. Peut-être que plus d’une personne cherche le fichier. Ou, encore plus couramment, quelqu’un commence à demander de l’aide pour le trouver, interrompant ses collègues. Ensuite, il y a des gens qui créent des fichiers en double. Ce n’est pas seulement une perte de temps directe, mais cela peut avoir un effet en cascade continu. Imaginez que quelqu’un fasse une nouvelle copie d’une feuille de calcul perdue, une copie qui n’inclut pas les données vitales ajoutées par les ventes. Maintenant, vous avez des gens qui travaillent à partir de différentes versions et les inexactitudes se propagent. Des prix obsolètes pourraient être donnés aux clients ou des conditions inexactes aux fournisseurs. Les versions peuvent ensuite devoir être combinées, ce qui représente encore plus de travail. 

Enfin, les équipes distantes et hybrides peuvent rencontrer des problèmes lorsque les informations sont inaccessibles. Cela peut avoir un impact sur toute l’équipe. 

Tout cela peut entraîner des retards dans les décisions ou des décisions prises à l’aide d’informations incomplètes ou inexactes, affectant l’ensemble de votre entreprise. 

Risques liés à la sécurité, juridiques et de conformité 

Les documents égarés peuvent être très importants. Il est possible de perdre non seulement de la correspondance, mais aussi des contrats, des dossiers d’employés, des données clients et des informations financières. 

Ces documents sont alors indisponibles si vous êtes audité ou, pire, si vous faites face à des problèmes juridiques, des litiges clients ou des examens réglementaires. Paraître désorganisé aux yeux des régulateurs, des auditeurs et des clients peut également les retourner contre vous. 

Les fichiers en double non contrôlés peuvent également causer des problèmes de sécurité supplémentaires (par exemple, quelqu’un qui enregistre un fichier localement sur un ordinateur portable qu’il finit par perdre) et des problèmes de conservation des documents. Dans un monde idéal, tout serait à portée de main, mais les documents disparaissent souvent. 

Pourquoi les systèmes de dossiers traditionnels ne suffisent plus 

Les systèmes de dossiers traditionnels ont bien fonctionné pendant longtemps. Cependant, plusieurs facteurs les rendent obsolètes, dont les plus importants sont : 

• La quantité croissante de données et d’informations stockées par les entreprises. 

• L’importance et la valeur croissantes de ces données. Les documents d’entreprise modernes peuvent avoir une valeur commerciale importante en eux-mêmes. 

• L’utilisation accrue du stockage cloud, ce qui fait que les données sont réparties sur encore plus d’emplacements, y compris non seulement le stockage cloud, mais aussi les appareils locaux, les lecteurs réseau, les disques portables, les comptes de messagerie et les plateformes de collaboration. 

Même les structures de dossiers organisées deviennent difficiles à maintenir lorsque vous travaillez avec beaucoup de données réparties sur de nombreux emplacements. Ajoutez à cela le roulement du personnel et les noms de fichiers incohérents, et le problème s’aggrave encore. Si Joe des ventes utilise ses propres conventions de nommage et démissionne ensuite, son successeur risque de ne rien trouver. 

Les systèmes de dossiers traditionnels reposent également sur le fait que les gens prennent le temps de tout mettre à jour. Les gens oublient ou n’ont pas le temps, et quand ils y consacrent du temps, c’est plus de temps passé à organiser l’information qu’à faire leur travail. 

Comment calculer le coût des documents d’entreprise perdus 

Pour en revenir au coût direct des documents égarés, voici comment avoir une idée des coûts de recherche. 

Coût de recherche annuel = Employés x minutes passées à chercher par jour ÷ 60 x coût horaire x jours ouvrables. 

Par exemple : 
Vous avez 25 employés, dont chacun passe un total de 15 minutes par jour à chercher des fichiers. Leur salaire horaire moyen est de 35 $. Ainsi, 375 minutes par jour passées à chercher des fichiers équivalent à 6 heures 15 minutes. Cela fait 218,75 $ par jour et 52 500 $ par an. C’est l’équivalent d’un employé à temps plein entier juste là ! 

Et cette estimation n’inclut pas les coûts indirects des ventes perdues, du travail dupliqué, des projets retardés et des risques de non-conformité. Ce n’est que le coût direct du temps perdu. 

Comment les entreprises peuvent réduire les coûts de recherche de documents 

Alors, comment pouvez-vous réduire ces coûts ? Il y a quelques choses simples que vous pouvez faire : 

• Établir une convention de nommage de fichiers cohérente et former tous les employés à l’utiliser. Assurez-vous que vos normes incluent des noms descriptifs, des dates, des noms de clients, des numéros de projet et des détails de version. 

• Définir où les différents types de documents doivent être enregistrés. 

• Réduire la dépendance aux dossiers personnels et aux boîtes de réception d’e-mails individuelles. Au lieu d’envoyer des pièces jointes par e-mail, envoyez des liens vers l’emplacement du fichier. 

• Établir une méthode claire pour distinguer les versions actuelles des versions archivées. 

• Revoir régulièrement les politiques d’accès et de conservation des documents. 

• Utiliser un logiciel moderne de recherche de bureau et cloud pour localiser les informations non seulement par nom de fichier, mais aussi par contact, date, type de fichier, auteur, projet, etc. 

Trouvez des documents d’entreprise plus rapidement avec Copernic 

C’est, bien sûr, là que Copernic entre en jeu. Notre Desktop & Cloud Search aide les utilisateurs à effectuer des recherches dans les fichiers, les e-mails et les emplacements de stockage connectés. Des filtres avancés et la recherche de contenu aident à localiser les fichiers perdus, tout détail dont l’employé se souvient peut être utile et notre recherche prend en charge plus de 170 formats de fichiers. 

Cela permet une récupération plus rapide des documents et permet d’économiser beaucoup de temps et d’argent. Vos employés passeront moins de temps à chercher des fichiers et plus de temps à être productifs. 

Les documents égarés peuvent vous coûter du temps et de l’argent, mais peuvent également avoir des conséquences financières et opérationnelles importantes, telles que des ventes perdues, des problèmes de conformité et des projets retardés. Les entreprises doivent combiner des pratiques de gestion de documents cohérentes avec des outils de recherche efficaces pour réussir. Si vous avez besoin d’aide pour trouver vos documents égarés, contactez Copernic dès aujourd’hui pour une démonstration de Desktop & Cloud Search. 

Arrêtez de perdre un temps précieux à chercher des documents égarés. Essayez Copernic Desktop & Cloud Search gratuitement pendant 30 jours. 

FAQ 

Combien les documents d’entreprise égarés coûtent-ils à une entreprise ? 
Le coût dépend de la taille de votre entreprise, mais même 15 minutes de recherche quotidienne par employé peuvent s’accumuler pour atteindre des dizaines de milliers de dollars chaque année en perte de productivité, sans inclure les coûts des projets retardés ou du travail dupliqué. 

Qu’est-ce qui fait que les documents d’entreprise sont égarés ? 
Les causes courantes incluent des noms de fichiers incohérents, l’enregistrement de fichiers dans les mauvais dossiers, le stockage de documents localement au lieu d’emplacements partagés, les pièces jointes d’e-mails oubliées et les fichiers répartis sur plusieurs plateformes de stockage cloud. 

Quels sont les risques liés aux documents perdus ou égarés ? 
Au-delà du temps perdu, les documents égarés peuvent entraîner des problèmes de conformité, des risques de sécurité, des retards pour les clients, du travail dupliqué, des informations inexactes et des opportunités de revenus perdues. 

Comment les entreprises peuvent-elles réduire le temps passé à chercher des fichiers ? 
Établissez des conventions de nommage de fichiers cohérentes, organisez les documents avec des politiques de stockage claires, minimisez les pièces jointes d’e-mails, maintenez le contrôle des versions et utilisez un logiciel de recherche qui indexe les fichiers sur les bureaux, les e-mails et le stockage cloud. 

Comment Copernic aide-t-il les entreprises à trouver les documents égarés ? 
Copernic Desktop & Cloud Search effectue des recherches rapides sur les disques locaux, le stockage cloud, les e-mails et plus de 170 formats de fichiers, permettant aux employés de localiser les documents par contenu, type de fichier, auteur, date et d’autres critères pour gagner du temps et améliorer la productivité.